Internet nas empresas

Internet nas empresas: é possível controlar o acesso?

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Para que uma organização possa garantir a segurança de seus dados e também manter a produtividade dos colaboradores, existe a necessidade de estabelecer normas e regras em relação à internet nas empresas.

Sabemos sobre a importância de o profissional estar em um ambiente aberto à inovação e também com um clima organizacional positivo. Por essa razão, cortar por completo o acesso aos diversos canais não é o mais indicado — mas, sim, garantir a conscientização nesse sentido.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você confira algumas dicas que podem ser adotadas pela sua equipe, além de os ganhos que a sua empresa terá com essas estratégias. Continue a leitura e saiba mais!

Entenda os principais acessos dos colaboradores nas empresas

Inicialmente, vamos explicar quais são os principais acessos dos colaboradores nas empresas, no que diz respeito ao uso da internet. Confira!

E-mail pessoal

O primeiro deles é o e-mail pessoal. No dia a dia, é comum que os profissionais acessem a sua caixa de entrada para verificarem informações sobre a sua rotina, resolverem problemas pontuais e também acessar as newsletters de seu interesse fora das dependências de trabalho.

Jogos

Do contrário do primeiro ponto, esse é um pouco mais preocupante. Afinal, jogos podem prejudicar a estabilidade da rede, além de tirar o foco do colaborador para questões mais estratégicas. Além disso, há riscos de esses sites trazerem danos para os dados do negócio, principalmente se os sites acessados não forem seguros.

Redes sociais

Frequentemente acessamos nossas redes sociais para verificarem as últimas atualizações e publicações de nossa rede de amigos. Inclusive, o LinkedIn é um canal até mesmo indicado para que os profissionais possam compartilhar suas experiências e também divulgarem artigos relevantes publicados pela sua organização. Aqui, o indicado é que as pessoas tenham bom senso na utilização para que não haja gargalos no dia a dia de trabalho.

Saiba o que diz a legislação sobre o assunto

De acordo com a legislação trabalhista de nosso país, o colaborador que faz uso indevido da internet e de seu próprio aparelho celular durante o trabalho pode sofrer consequências. Entre elas, a demissão por justa causa, o que impedirá o profissional de receber direitos como o fundo de garantia e o seguro de desemprego.

Segundo o artigo 482 da CLT, a empresa pode controlar e proibir o uso de aparelhos celulares no espaço de trabalho, além de controlar o uso da internet das pessoas no horário estabelecido em seu contrato. No entanto, o segundo caso exige a necessidade que os profissionais tenham ciência desse controle.

Saiba como monitorar o acesso com estas 7 dicas

Existe a possibilidade de a empresa adotar por estratégias eficazes que contribuem para esse monitoramento e evitem os gargalos provocados pelo uso indevido da internet para empresas. A seguir, selecionamos os principais pontos. Veja!

1. Conscientize seus profissionais

Antes de mais nada, existe a necessidade de a empresa transmitir confiança para seus colaboradores, bem como demonstrar que confia no trabalho executado. Conforme abordamos mais acima, manter o clima organizacional positivo contribui significativamente para a produtividade em alta, além de permitir uma retenção de talentos em sua equipe.

Optar pelo diálogo é sempre a alternativa mais indicada do que simplesmente proibir determinados acessos. Por essa razão, busque trazer a conscientização de seus colaboradores em relação ao uso da internet. Explique quais são os pontos prejudiciais de não a utilizar com bom senso, além de demonstrar quais são os sites que precisam ser usados com moderação.

Deve-se considerar que sistemas de bloqueio podem limitar acessos até mesmo para algumas páginas que são necessárias para o dia a dia das funções. Por essa razão, o mais indicado é trabalhar com equilíbrio nesse sentido.

2. Crie regras para o uso da internet

Esse diálogo mais próximo poderá ser ainda mais efetivo se existir regras para o uso da internet nas empresas. Por essa razão, busque elaborar uma política e deixar os colaboradores cientes de que ela existe, além de torná-la acessível sempre que houver a necessidade de consulta. O que considerar nesse momento? Confira!

Privacidade de informações pessoais

É comum que as pessoas utilizem o computador da empresa e/ou a rede para ter acesso às informações pessoais. Nesse sentido, é indicado que a organização tenha uma regra clara nesse sentido, definindo o que pode ser acessado, quais dados ficam armazenados e quando a gestão poderá acessar esses itens e por quais finalidades (exemplo: se a empresa vai acessar o computador do profissional sem aviso prévio, isso precisa estar prestabelecido e acordado para evitar constrangimentos).

Confidencialidade das informações institucionais

Quais são as informações institucionais que de maneira alguma podem ser transmitidas para outras empresas ou pessoas de fora da organização? O colaborador precisa estar ciente desses pontos, bem como entender sobre as consequências de quem desrespeita essa questão.

Razões aprovadas ou desaprovadas para navegação

Em sua política, deixe claro quais são os sites aprovados e quais são desaprovados para navegação. Traga também uma justificativa precisa do por que dessa proibição ou permissão, de modo que os profissionais tenham um entendimento exato sobre o uso de internet.

Situações consideradas abusivas

Também é recomendado que situações consideradas abusivas estejam claras na política. Existem empresas, por exemplo, que não se preocupam se os seus profissionais utilizarem o tempo livre (e as pausas) para acessarem os mais variados tipos de sites, de sua preferência. No entanto, até mesmo nessas situações é preciso deixar claro quais são aqueles acessos que devem ser evitados.

3. Faça gestão das consequências

O que significa gestão das consequências? Simples. Se um de seus profissionais desrespeitar as regras, quais são as medidas que devem ser tomadas? Conforme vimos, a legislação oferece apoio para que as empresas possam demitir colaboradores que façam o uso indevido da rede e também de seus aparelhos celulares durante o trabalho. No entanto, é preciso que os colaboradores tenham ciência de como a organização agirá nesse sentido.

4. Crie uma rede extra

A preocupação com o acesso da internet nas empresas não deve ser exclusivo aos seus profissionais. É preciso, ainda, ter um controle sobre o que as pessoas que visitam o seu espaço acessam, uma vez que isso pode afetar o tráfego e a usabilidade de seus colaboradores.

5. Habilite acesso para quem vai utilizar aqueles conteúdos de forma relevante

Em uma empresa, existem diferentes áreas que utilizam a internet das mais distintas formas. Exemplo: quem é da equipe de marketing, naturalmente, precisa acessar continuamente os canais de outros concorrentes, verificar o que o mercado vem trabalhando de forma geral e buscando insights em redes sociais de diferentes segmentos para que possa levar até a sua organização os materiais originais e que sejam atrativos para o seu público.

Sendo assim, o ideal é que ele tenha acesso a qualquer tipo de site ou canal, principalmente as redes sociais (uma vez que elas são ferramentas de trabalho para esse colaborador). O colaborador da área de vendas tem um dia a dia semelhante. Afinal, para que ele possa demonstrar autoridade em suas negociações e contornar as objeções de forma mais eficaz, é preciso conhecer bem o negócio daquele lead, avaliar como ele se comunica nas redes e buscar por informações completas antes de uma reunião.

Nesse sentido, estude seus diferentes segmentos e, caso seja necessário, defina políticas de acordo com as áreas de sua empresa. Assim, haverá maior efetividade e menores chances de comprometer o trabalho da equipe.

6. Adote programas de monitoramento e de segurança

Somente a conscientização e a política de segurança não são eficazes para o controle de acesso à internet em sua empresa. É preciso contar com ferramentas eficazes que contribuirão para que haja o controle dos dados e evite até mesmo a invasão de pessoas mal-intencionadas para prejudicar a imagem de seu negócio.

Nesse sentido, é indicado sempre buscar no mercado ferramentas de firewall, tanto de software quanto de hardware, além de possibilitar que haja o backup das principais informações de sua empresa, bem como um controle de acesso restrito. Exemplo: existem acessos que devem ser mantidos apenas por quem de fato precisa dos dados para o dia a dia de suas funções. Sendo assim, devem ser controlados por senha.

7. Tenha controle de acesso a alguns sites

A empresa pode definir, ainda, um controle de acesso a determinados sites, seja pelo fato de violar os valores do negócio, seja pela gestão considerar que esses canais prejudicam significativamente a produtividade do time.

Nesse sentido, é possível utilizar os próprios roteadores para bloquear alguns sites. Por meio de códigos de acesso, eles fazem o controle do fluxo de dados dos serviços de forma constante, o que identifica alguns acessos considerados “proibidos”.

Entenda como a falta de controle pode afetar a sua empresa

Agora que você já conhece as principais dicas para monitorar o controle de acesso à internet em sua empresa, vamos explicar como a ausência dessas estratégias podem prejudicar o seu negócio. Confira!

Queda de produtividade

A primeira dela, já mencionada por nós ao longo do conteúdo, está relacionada à queda de produtividade. Caso não haja conscientização nem a definição de regras sobre o uso da internet em sua empresa, consequentemente haverá os riscos de os colaboradores passarem mais tempo do que deveriam em portais de notícias e/ou em redes sociais.

Especialmente em um contexto no qual grande parte das organizações adotaram pelo home office (em razões do distanciamento social), a confiança na equipe contribui efetivamente para que os profissionais possam realizar as suas funções de forma precisa e explanar os desafios aos gestores. Sendo assim, o ideal é que o relacionamento entre líderes e liderados seja positivo para que não haja problemas quanto ao acesso à rede.

Aumento de tráfego

Existem determinados períodos do mês que, consequentemente, a equipe precisará utilizar a internet para atividades mais complexas. Nessa época, caso ela esteja lenta, poderá trazer prejuízos para a conclusão das demandas, especialmente porque os colaboradores estão acessando de forma ilimitada alguns recursos disponíveis.

Serviços de streaming, por exemplo. Além de serem um dos vilões para a queda de produtividade na equipe, também contribui para que haja um aumento do uso de dados, resultando em uma conexão instável. Caso esses acessos não sejam restritos, o ideal é que as regras de uso estejam em sua política.

Riscos para a segurança de dados

Em relação à segurança e também para evitar a perda de dados em uma empresa, focamos em dois pontos específicos. O primeiro deles é o uso indevido das informações de seu negócio. Exemplo: sem um monitoramento preciso e consistente, há os riscos de algum profissional enviar e-mails para usuários que nada têm a ver com aquele conteúdo.

Consequentemente, isso pode ocasionar em um vazamento de dados, o que é um dos maiores problemas enfrentados pelas organizações hoje. Afinal, há perda de credibilidade, e existem os riscos até mesmo de haver cancelamento de contratos devido a esse tipo de gargalo.

Outro ponto importante é sobre as ameaças cibernéticas. O ransomware, por exemplo. A palavra vem de resgate (ransom) de software. Nessas situações, criminosos virtuais “sequestram” dados de seu negócio e exigem um pagamento (muitas vezes alto) para que possa devolver essas informações.

Se a empresa não fizer a liberação desse pagamento, há chances de perder informações úteis sobre clientes — o que pode prejudicar diretamente os resultados do negócio. Além da infraestrutura ser comprometida, vai prejudicar também o andamento do trabalho de seus colaboradores.

Conteúdo ilegal

Ao mencionarmos sobre conteúdo ilegal, não estamos nos referindo apenas a acessos do dia a dia dos profissionais. Downloads de materiais piratas podem ser extremamente prejudiciais para a imagem do negócio, principalmente se isso vier a público.

Neste conteúdo, você pôde entender dicas de como monitorar o acesso da internet nas empresas. Conforme percebemos, os danos de não ter esse controle podem afetar diretamente os resultados do negócio, o que comprometerá não apenas a credibilidade da organização, como também a produtividade de seus profissionais. Por meio de estratégias simples, esse controle é feito, o que garantirá a segurança dos dados e também uma maior responsabilidade ao uso da rede.

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