Advogado Online e Escritório Virtual: entenda como funciona!

Há algum tempo, o escritório virtual pode ser encarado como um diferencial ou tendência no mercado jurídico. Ademais, com a pandemia de Covid-19, houve uma aceleração do processo de digitalização das atividades, e as pessoas foram obrigadas a buscar serviços pela internet, como é o caso do advogado online.

Oferecer canais de atendimento digital virou o novo padrão de qualidade, e os profissionais precisam se adaptar à realidade. Reuniões remotas, home office e aplicativos de entrega agora integram o cotidiano das pessoas, e os serviços jurídicos não podem ficar alheios à mudança.

Logo abaixo, explicamos como funciona a mudança para um escritório virtual, principalmente em relação ao planejamento. Continue a leitura para tirar dúvidas e ter boas ideias para aplicar no seu dia a dia!

Qual é a importância do atendimento online?

Devido à competitividade no setor, a busca por diferenciais competitivos é questão de sobrevivência na advocacia. Para se destacar em meio a mais de um milhão de profissionais ativos, o advogado precisa se especializar, manter rotinas de estudos, entregar resultados, atender bem o cliente, entre outras ações.

Nesse sentido, existe uma lógica de negócios em agregar flexibilidade e agilidade aos serviços, com o escritório virtual. Ao permitir o acesso à advocacia pelo meio em que o contratante se sente mais confortável, há um ganho de valor percebido nos serviços, que é essencial para aumentar o número de clientes e o volume de receita.

Além disso, é importante facilitar a aquisição dos serviços por quem conheceu o trabalho pela internet e pretende realizar a contratação, disponibilizando o acesso à distância. As pessoas dão maior atenção às publicações em sites e redes sociais do que àquelas que enxergam em uma placa discreta na frente de um escritório físico.

Também é verdade que, com a pandemia, boa parte da resistência à mudança para o digital foi quebrada. Diversas pessoas, que sempre utilizaram os meios presenciais, viram-se obrigadas a trabalhar remotamente e adquirir produtos e serviços online. E a tendência é a permanência do desejo por flexibilidade e agilidade, características do mundo digital.

Por isso, adotar o escritório virtual é uma estratégia promissora. Quanto antes o advogado incorporar o atendimento online, maiores são as chances de conquistar esses novos clientes e promover o crescimento das atividades profissionais.

Quais são os cuidados na advocacia online?

Os serviços digitais geralmente são avaliados por critérios como segurança, disponibilidade, agilidade e experiência do usuário. Tais fatores compõem uma entrega de valor de alta qualidade no ambiente online e precisam ser considerados ao estruturar o escritório virtual.

Utilize a computação em nuvem

É importante contar com a computação em nuvem. Nesse modelo, em vez de montar uma estrutura física, com computadores e servidores robustos, você contrata os serviços de uma empresa especializada.

Ela, então, ordena a armazenagem dos dados e coloca aplicativos e programas em funcionamento, deixando-os acessíveis pela internet.

Crie normas de conduta para os colaboradores

A definição de regras de conduta internas, como limites de acesso dos profissionais e atenção a perdas de dados, desempenha um papel valioso.

Orientações sobre identificação de e-mails fraudulentos, atualização dos computadores, prevenção de vírus e adoção de boas condutas relacionadas a informações pessoais, por exemplo, também são relevantes para evitar problemas.

Cuide da experiência do usuário

Outro cuidado: pensar no serviço sob o ponto de vista do usuário. Priorize canais de atendimento, aplicativos e sites amigáveis, dê orientações claras a respeito do uso, evite instabilidades de conexão, invista em bons equipamentos para capturar som e imagem etc.

Priorize o modelo omnichannel

Nesse processo, não foque em um único canal de atendimento, mas sim em múltiplos caminhos para entrar em contato.

Aplicativos de mensagens, redes sociais ou redes profissionais, páginas de correspondência e site do escritório são exemplos das diversas opções que o advogado online pode oferecer aos clientes.

Como estruturar um escritório virtual?

Assim como acontece no escritório físico, o atendimento de advogado online deve ser planejado com cuidado. Para que você tenha uma visão geral sobre o tema, explicamos os pontos centrais para iniciar a sua atuação.

Registre o domínio profissional

O domínio é o endereço do escritório na internet. Ele cumpre a função de conectar os locais em que você estará presente nas redes. Quem acessa o perfil do escritório pelo Facebook, Instagram, LinkedIn etc. e quer saber mais sobre os serviços tende a buscar, logicamente, o link para o site.

A partir do registro, é possível uniformizar os e-mails dos profissionais, com o domínio vindo após a arroba. Também é importante que essa padronização ocorra, na medida do possível, nas redes sociais, de modo que as pessoas encontrem o escritório com termos parecidos.

Defina o modelo de trabalho

Atualmente, existem diferentes modelos de trabalho com atendimento online. O mais comum envolve a disponibilização de canais em que a pessoa envia uma mensagem e aguarda o retorno, que pode gerar uma reunião por videoconferência. É o caso do ”fale conosco” do site, além de WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook e demais páginas.

De maneira complementar, o advogado pode usar a estrutura de sites de correspondência jurídica e do Jusbrasil. Essas plataformas permitem o contato com a audiência delas, geralmente adotando algum critério de distribuição de atendimentos entre os profissionais cadastrados.

As API’s figuram como terceira alternativa. As funcionalidades desse tipo são como aplicativos dentro do seu site, em que você gerencia o atendimento, envia e recebe mensagens, indica a disponibilidade de agenda e permite que o próprio cliente marque a consulta, entre outras funções.

Desenhe o processo de atendimento

A etapa seguinte consiste em definir o processo de atendimento. Normalmente ele começa com o contato ou o agendamento do cliente, e pode conter as seguintes atividades:

• resposta a questionamentos e dúvidas do contratante;
• reuniões online por vídeo chamada ou videoconferência;
• envio e recebimento de documentos digitalizados;
• atualizações sobre o processo e audiências marcadas.

Durante essas etapas, costuma ser necessário ou conveniente agendar atendimentos presenciais. É o caso, por exemplo, de clientes pessoa física, que normalmente não contam com certificado digital para realizar todas as assinaturas online.

Planeje a comunicação com o cliente

Um último cuidado: passar as instruções ao cliente. É preciso que haja orientações claras a respeito de horários de atendimento, digitalização de documentos, prazos para encaminhar as solicitações etc. Pense em quais acordos serão importantes, conforme o modelo de atendimento escolhido.

Lembre-se, por fim, da importância de manter uma estrutura capaz de suportar o trabalho remoto. Além de áudio e imagem, a conexão deve ser estável e contar com excelente velocidade para que não haja travamentos ou quedas que prejudiquem os atendimentos.

Uma internet segura é fundamental para que o seu cliente tenha uma boa experiência, especialmente pensando em executar vários processos ao mesmo tempo. Assim, o novo serviço passa a ser visto como um diferencial, e não como um obstáculo ao atendimento jurídico.

Ao seguir as dicas deste conteúdo e planejar a mudança, você não terá dificuldades para prestar os serviços de advogado online. Além disso, pode combinar o trabalho no escritório virtual com estratégias de marketing digital para potencializar a ferramenta.

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