Saiba como lidar com o impacto do coronavírus nas empresas

A COVID-19 trouxe uma série de fortes mudanças nas rotinas das pessoas, tanto pessoais quanto no contexto laboral das organizações. Afinal, estamos falando de uma das maiores pandemias dos tempos modernos portanto, é fundamental que se consiga garantir a segurança e saúde dos seus colaboradores.

Como ainda não sabemos como a situação ficará nos próximos meses é imprescindível, até mesmo, avaliar possibilidades de mudanças nos modelos de trabalho para gerar produtividade por meio do home office. Para quem trabalha com tecnologia, é uma ótima oportunidade.

Saiba, então, como lidar com o impacto do coronavírus nas empresas e minimize as perdas financeiras, tirando suas dúvidas em nosso artigo.

Estabeleça horários de trabalho dentro do possível

Um ponto importante é incentivar que seus colaboradores não percam a rotina de trabalho no dia a dia. Essa é uma forma, inclusive, de preservá-los dos efeitos causados pelo drástico e inesperado isolamento social, minimizando consequências emocionais nocivas, possíveis nesse momento. Lembre-se que a qualidade de vida e a saúde mental dos seus funcionários é fundamental para manter os resultados da empresa.

No que tange a produtividade, é claro que, em algumas situações, isso não será completamente viável, devido a problemas gerados pelo home office. Por exemplo, quando se têm crianças em casa, é natural que os pequenos cobrem atenção durante o horário de trabalho.

Entretanto, é aconselhável ter empatia com a situação, por se tratar de um cenário atípico — família reunida em casa, enquanto os pais continuam trabalhando. Com isso, atrasos podem ocorrer nos trabalhos. Tente, portanto, manter mais ou menos o funcionamento usual, com reuniões nos horários comerciais e releve os casos pontuais.

Utilize serviços em nuvem

Para continuar realizando as operações cotidianas da sua empresa a distância, é preciso que algumas soluções e documentos estejam acessíveis para todos os membros, mesmo trabalhando cada um de sua residência. Isso só será factível, se a empresa implementar suas soluções em nuvem.

Por exemplo, com um software ERP operando nesse modelo, cada colaborador conseguirá atualizar o sistema em sua respectiva casa, realizar todos os procedimentos — tanto de core business quanto as ações internas, e seguir trabalhando tranquilamente, mantendo o controle adequado.

Dessa forma, o funcionário responsável pelo faturamento atualiza o sistema, o gestor financeiro fica ciente dos dados e pode atuar para o controle orçamentário do negócio, mesmo com o home office implementado durante a quarentena.

Acesse documentos a distância

A viabilidade de acesso de dados de forma remota trará certa normalidade, fundamental para a efetividade do trabalho a distância mas, como os bancos de dados internos devem ser disponibilizados na nuvem, isso deve ser feito de forma prudente e com muita cautela.

É indispensável minimizar as chances de que as pessoas possam ter contato com arquivos que não são necessários para a sua função — afinal, a segurança da informação deve ser mantida, mesmo em um cenário delicado como esse.

Por isso, disponibilize os arquivos em nuvem, com os devidos controles de acesso. Dessa forma, minimiza-se as chances de problema e todos conseguem exercer suas funções dentro do esperado.

Utilize ferramentas de comunicação síncrona e assíncrona

É fundamental que as equipes consigam manter uma comunicação entre os membros, de forma a manter a sinergia e minimizar falhas na execução dos trabalhos. Para isso, é importante se valer de ferramentas de comunicação síncronas — para conversação em tempo real e assíncrona — para as que é natural a ocorrência de um delay, como e-mails.

Como as pessoas não estarão alocadas em um mesmo local, é fundamental encontrar soluções para que possam manter o diálogo em dia. Para executar suas funções, muitas delas necessitam trocar informações em tempo real e, por isso, investir em soluções que permitem a interação entre times é fundamental.

Por exemplo, a Microsoft liberou, durante o período de quarentena, o uso gratuito do Microsoft Teams — ferramenta profissional que permite uma comunicação facilitada entre os membros das equipes.

Além disso, a comunicação assíncrona não pode ser deixada de lado, o que requer que seja realizado investimento em ferramentas de e-mail e, também, em soluções que unam esse ponto e gestão de tarefas. Por exemplo, o Trello é uma ferramenta que permite a comunicação entre os membros de um time e, ao mesmo tempo, é útil para acompanhar as etapas de produção.

Ele avisa os times se as questões estão sendo realizadas dentro dos prazos, notificando sobre possíveis alterações e atrasos, entre outras questões. Portanto, acredite que nesse momento, a tecnologia será a sua melhor aliada. Não a deixe de lado!

Faça reuniões por videoconferência

As reuniões por videoconferência são fundamentais para manter o alinhamento do trabalho, mesmo à distância. É uma oportunidade, também, de motivar as pessoas, compreender como a empresa pode auxiliá-las nesse momento, quais tem sido as maiores dificuldades que eles têm enfrentado e formar uma verdadeira parceria entre as pessoas.

Afinal, neste momento de isolamento social, é fundamental que as pessoas consigam encontrar suporte umas nas outras. Gerar esse sentimento em suas equipes permitirá que todos possam superar esse momento juntos, garantindo não só o crescimento da empresa, mas qualidade de vida e saúde mental aos envolvidos.

Seja paciente com seus colaboradores

Lembre-se que este é um cenário completamente inesperado para todas as pessoas. O clima de incerteza está mexendo consideravelmente com o psicológico de muitos, e isso pode afetar a produtividade e a forma de seus funcionários lidarem com a situação como um todo.

Certamente ocorrerão alguns atrasos e contratempos, naturais para o período de adaptação com o home office. Só de ter que lidar com crianças no ambiente de trabalho já será um grande desafio. Nem sempre os seus funcionários estarão bem e concentrados como usualmente no escritório.

É preciso ter paciência para conseguir o melhor de cada pessoa, sem realizar pressões severas que possam contribuir para a piora da situação. Ter uma visão humana nesse momento é indispensável para conseguir os melhores resultados e suas equipes operando da melhor forma possível.

Identificar como conseguir minimizar o impacto do coronavírus nas empresas é a única maneira de garantir a vitalidade e produtividade que seu negócio necessita para ter certa tranquilidade no atual contexto social e econômico.

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