Conheça 6 cuidados ao adotar uma videoconferência profissional
A pandemia, que afetou todos os setores e obrigou a implementação do distanciamento social, colocou em foco também a importância de oferecer uma videoconferência profissional no que diz respeito aos negócios. Ela se torna ainda mais relevante agora, uma vez que muitos escritórios estão reabrindo.
E isso vale apenas para os clientes. Ao garantir que os colaboradores contem com as ferramentas certas para uma conexão de qualidade uns com os outros, você se certifica de que a comunicação recebe acréscimos de fluidez e eficiência.
Se deseja saber quais cuidados precisam ser tomados nessa hora, aprimorando a qualidade de seus serviços, em especial nas empresas que já reabriram, não deixe de conferir o conteúdo. Boa leitura!
1. Apostar em bons equipamentos
O primeiro passo na hora de garantir uma videoconferência profissional consiste em contar com as ferramentas certas. Caso não seja possível ouvir com clareza o que é dito em função de um microfone ruim, por exemplo, a comunicação perde grande parte da eficiência.
O mesmo vale em relação à qualidade da imagem. Sem enxergá-la com facilidade, a qualidade da mensagem tende a ser afetada negativamente. Alguns desentendimentos podem acontecer tanto por conta da ausência de expressões quanto da baixa qualidade da visualização.
Na intenção de evitar esse contratempo, invista em uma câmera de alta resolução e em um bom microfone para o escritório. Por fim, certifique-se de que os computadores não travem com frequência. Esse fator é capaz de quebrar a linearidade das ideias e incomodar os espectadores.
2. Contar com salas próprias para as reuniões
No que diz respeito à imagem profissional de uma videoconferência, não são só os equipamentos que importam: a ambientação também figura como um ponto relevante. Algumas medidas têm capacidade de ajudar nesse sentido. Entre elas, confira as seguintes dicas:
- minimize o quanto puder os ruídos. Evite que a passagem de pessoas fique visível no local durante a videoconferência profissional e não a realize muito perto das janelas. Essa medida diminui os barulhos vindos da rua;
- observe quais elementos aparecem ao fundo da imagem. Elimine distrações ou aparatos coloridos em excesso. Pensar de forma clean nesse momento é interessante;
- prefira ambientes com paredes claras na hora de fazer as chamadas. Elas refletem melhor a luz e impedem que seu rosto fique escuro demais;
- se acreditar que a luz que chega à câmera é insuficiente, instale uma luminária próxima ao computador.
Lembre-se de ficar tranquilo no que diz respeito a excessos com os itens que aparecem atrás de você na videoconferência. Não é necessário investir em estantes e bibliotecas no escritório para comprovar sua expertise. Um fundo claro e simples é tudo que você precisa na hora de garantir que o foco permaneça na mensagem.
3. Ter uma internet de qualidade
Esse é um dos principais pontos a favor de quem busca transparecer expertise durante os encontros virtuais entre colaboradores do escritório, gestores, líderes e clientes.
Uma internet ruim, além de travar e congelar a imagem, ainda traz instabilidade à reunião e impede que você aplique os diversos recursos disponibilizados pelas ferramentas de videoconferência profissional, como o compartilhamento de tela ou o envio e anexação de arquivos.
A fibra óptica é a opção mais ágil e recomendada na hora de garantir que você acesse toda a velocidade que precisa. Encontrar serviços que assegurem a maior latência, capacidade, qualidade e resiliência nesse sentido representa um aspecto fundamental.
4. Alinhar o posicionamento da imagem
Na hora de procurar pela melhor visualização possível, recomenda-se que você tente manter a câmera na altura dos olhos. Além de auxiliar no ângulo de seu rosto, essa medida tende a aprimorar o som.
Tais cuidados fazem com que as barreiras do digital — em especial no caso daqueles acostumados às reuniões presenciais — diminuam. Cuide, também, da postura: ainda que esteja sendo visto por meio de uma câmera, sua linguagem corporal continua relevante na hora de apresentar ideias.
5. Utilizar plataformas dedicadas
Uma das melhores formas de confirmar que sua videoconferência profissional sairá conforme o esperado consiste em utilizar as plataformas certas para realizá-la. O WhatsApp e o Instagram, por exemplo, apesar de oferecerem o feature, podem agregar um tom muito informal ao encontro. Prefira serviços voltados para a função, como:
- Zoom;
- Google Hangout;
- Skype;
- Line etc.
Todas as plataformas citadas funcionam tanto no desktop quanto no celular. Isso permite que você promova encontros com seus clientes ou funcionários com qualidade — sempre seguindo as orientações acima.
Lembre-se: caso precise falar com alguém e estiver longe de um espaço propício, procure um ambiente silencioso na hora da videoconferência. Além disso, evite as chamadas fora do horário comercial. Elas podem prejudicar o entendimento de sua mensagem.
6. Planejar
Ainda no tema de evitar as chamadas feitas de surpresa, o planejamento tende a representar um grande aliado das videoconferências. Afinal, se ambas as partes estiverem cientes do encontro, ganham maior capacidade de foco nos principais pontos a serem debatidos durante o evento.
Ademais, a preparação prévia faz com que o receptor esteja 100% concentrado em você — já que dedicou tempo a isso. É uma atitude que costuma ser benéfica para os negócios.
Tomar os devidos cuidados ao adotar as videochamadas amplia o sucesso de suas reuniões. Se organizadas do modo adequado, elas proporcionam os mesmos resultados vistos no âmbito presencial — mitigando as barreiras do distanciamento social entre seus colaboradores e os clientes que ainda não se sentem confortáveis para ir ao escritório.
Tenha em mente que o uso da videoconferência profissional deve virar uma realidade cada vez mais atual. Para se adequar e continuar alinhado às mudanças aceleradas em função do Coronavírus, não deixe de contar com as dicas deste artigo. Conheça a fundo os serviços que a Aloo Telecom é capaz de acrescentar à sua empresa em termos de Internet Service Provider!
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