reunião com clientes

Como aprimorar a reunião com clientes em empresas de arquitetura e construção?

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Promover reunião com clientes faz parte da rotina comum de toda empresa de arquitetura e construção. Afinal, é preciso deixar claro o processo de elaboração dos projetos, identificando maneiras pelas quais o escritório pretende atender e superar suas expectativas.

Quanto melhor conduzido o contato, mais confiança o cliente tende a ter para colocar sua empresa como responsável pelo projeto. Assim, além da contratação do serviço, você aumenta a chance de fidelização e indicações para trabalhos futuros. Portanto, o investimento em uma boa primeira impressão entrega ótimos resultados em longo prazo.

Vamos mostrar, ao longo do texto, algumas dicas imperdíveis visando esse objetivo. Continue lendo e saiba como aplicá-las no dia a dia do ambiente corporativo.

Tenha uma boa conexão de internet

Um primeiro ponto importante consiste em ter uma boa conexão de internet, principalmente se você organizar a reunião de forma virtual, por meio de videoconferência. Afinal, a experiência do cliente será tão boa quanto a capacidade de evitar gargalos e percepções ruins sobre a sua marca.

Mesmo que a conexão não tenha nada a ver diretamente com a qualidade do projeto, isso pode provocar irritação no cliente ao longo da apresentação e, assim, gerar um movimento defensivo dele. Quanto maior a fluidez do evento, maiores as chances de que ele fique encantado com o que viu.

Produza pautas bem alinhadas

O que seu cliente espera? O que ele busca e como o seu escritório pode atender a essas questões? É vital que a reunião tenha isso como princípio. Uma forma de garantir retornos positivos tem relação com a elaboração de um briefing junto ao cliente, no qual ele deve responder as principais abordagens sobre o que deseja, expectativas, do que não gosta, qual a cara que pretende no projeto etc.

Além disso, é preciso esclarecer os temas abordados na reunião, de forma a se certificar de que será possível conduzir o contato sem desvios no processo. Por exemplo, caso a ideia consista em corrigir determinado ponto que o cliente havia pedido no processo anterior, foque nisso durante toda a apresentação, abrindo para outras questões no final. Isso acrescenta bastante organização ao processo.

Realize uma apresentação que dialogue com a identidade do negócio

Além de atender às expectativas do cliente, é preciso que a reunião transpareça a identidade do seu negócio. Por exemplo, se o escritório incentiva ideias sustentáveis, deve explicitar de maneira 100% nítida essa intenção em todos os pontos mencionados no projeto.

Se a empresa é conhecida por trazer sempre medidas inovadoras, no caso, até mesmo o próprio modelo de apresentação figura como ponto de demonstração dessa máxima. A aplicação da realidade virtual para a apresentação representa um dos melhores exemplos nesse contexto.

Utilize ferramentas adequadas

É de extrema importância que as ferramentas sejam escolhidas de modo adequado segundo o tipo de apresentação realizado.

Por exemplo, se o formato é a videoconferência, escolha o aplicativo ou solução capaz de entregar maior estabilidade. De quebra, permita o compartilhamento de tela e elimine gargalos para promover a comunicação entre as partes. Com isso, você reduz as chances de problemas e gera uma experiência surpreendente e encantadora para o seu público.

Crie um roteiro para a reunião com clientes

Muitas reuniões com clientes podem ser infrutíferas, quando todos terminam com a sensação de que o tempo foi inútil. Várias vezes, esse sentimento surge nos momentos em que há um desvio da finalidade inicial.

Se a ideia era abordar mudanças no projeto devido ao orçamento inicial e como conciliar as adaptações necessárias, o desvio do tema no rumo de outras questões tende a criar pendências para reuniões posteriores.

Torna-se importante, portanto, a elaboração de um roteiro específico, no qual o responsável conduz todas as ações e decisões. Lembre-se da relevância de explicitar início, meio e fim nessas etapas. Claro que algumas questões podem, ainda, ser levantadas e incluídas nas discussões, mas o documento minimiza as chamadas fugas do tema principal.

Vale apena pensar em um estrutura como:

  • objetivo principal da reunião qual é o mote discutido entre equipe e clientes? E o objetivo final que deve ser cumprido com a realização do encontro?
  • head da reunião — o líder deve ser apresentado e, em seguida, levantar os principais tópicos. Ele representa uma espécie de mediador, articulando as trocas de ideias entre todos;
  • pautas específicas — organize prioridades, temas secundários e espaços para discussões de temas que não estavam na pauta previamente;
  • tempo para tirada de dúvidas — é importante ter uma noção do tempo da reunião que pode ser destinado a isso. Caso a régua se perca, o encontro corre o risco de demorar demais, tornando o processo infrutífero.

Defina quem conduzirá a reunião

Diversos membros do escritório podem estar presentes durante a reunião, mas é fundamental que apenas um deles seja o responsável por conduzir o processo. Isso auxilia, por exemplo, para que o cliente saiba exatamente a quem se reportar em caso de problemas ou sugestões.

Ainda se gera uma maior centralidade na apresentação, tornando-a mais organizada. Isso não significa que a pessoa levará todos os créditos: pelo contrário. O líder pode apresentar a equipe envolvida e deixar claro como cada um agiu no projeto. Porém, a liderança permite uma maior clareza nas trocas e diálogos com o cliente.

Invista em inovação

Cada vez mais, novas tecnologias são criadas e incorporadas ao ambiente de arquitetura, a fim de permitir que os colaboradores desenvolvam apresentações arrojadas e atrativas.

Além de gerar uma experiência única e inovadora, isso passa uma sensação para seu cliente final de que a marca se preocupa em trazer novas ideias, permanecendo sempre atenta ao que é tendência no mercado.

Algumas das ferramentas inovadoras mais utilizadas no mercado de arquitetura e construção atualmente são:

  • aplicativos;
  • realidade virtual;
  • impressão 3D;
  • Internet das Coisas;
  • soluções hospedadas em cloud computing;
  • Building Information Modeling (BIM);
  • uso de soluções sustentáveis etc.

A reunião com clientes cumpre o papel fundamental de sanar dúvidas e agregar confiança ao seu escritório de arquitetura e construção. Com essas dicas, temos certeza de que você será capaz de realizar um trabalho de ainda maior excelência, bem como encantar o seu público. Aplique-as e veja os resultados surgirem!

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