Passo a passo: aprenda agora como definir o orçamento de TI

Muitos gestores consideram um departamento de TI alinhado com as necessidades da empresa como um diferencial competitivo. Apesar de ser verdade, as vantagens de investir em uma boa gestão vão muito além, e englobam redução de gastos e otimização da produtividade de todo o negócio.

É por isso que definir corretamente o orçamento de TI é fundamental. Ao compreender o quanto deve ser gasto na manutenção e no futuro dos equipamentos de TI de uma corporação — físicos ou virtuais —, prepara-se a organização para seus próximos passos.

Afinal, sem o gerenciamento de ativos e noções exatas dos custos envolvidos com essa área, não é possível direcionar recursos de forma adequada. Portanto, se você deseja saber como funciona, qual a importância e como definir um bom orçamento voltado para a área de Tecnologia da Informação, continue lendo!

Como funciona o orçamento de TI?

Definir orçamentos é fundamental para os negócios. É assim que os gestores e líderes conseguem determinar o que será direcionado e para qual área da empresa.

No que diz respeito à Tecnologia da Informação, não é diferente. Organizar os gastos e custos gerados pelo TI permite a separação exata das verbas que serão destinadas a:

• atualizações de software;
• substituição de hardwares;
• manutenção;
• pagamento de funcionários;
• projeções para manter a empresa à frente da concorrência etc.

Em suma, é essencial que o orçamento de TI seja bem pensado para otimizar a tomada de decisões. Com isso, é possível minimizar riscos, adequar os setores às tecnologias que precisam para atuar e otimizar a realização de tarefas.

Quais cuidados devem ser tomados ao lidar com um orçamento de TI?

Ao saber que delimitar um orçamento específico para a área de TI é importante, alguns gestores se apressam para realizá-lo. Contudo, é fundamental ter alguns cuidados.

Dessa forma, possibilita-se a aplicação dos equipamentos ideais para as demandas de cada setor da empresa. Além disso, os recursos destinados para essa função são otimizados.

Como cuidado inicial, é preciso saber que nem toda estratégia de TI funciona para sua organização. Portanto, alinhar seu uso aos valores da corporação é essencial.

É possível que você tenha programas, por exemplo, que não são necessários para seu dia a dia. Da mesma forma, talvez não conte com a inovação ideal para o bom andamento dos processos.

Em segundo lugar, é preciso capacitar sua equipe. Afinal, nem mesmo a melhor das tecnologias é capaz de solucionar gargalos, se seus colaboradores não estiverem prontos para usá-la. A cada atualização, tire dúvidas e treine funcionários que precisam se alinhar à novidade.

Finalmente, pesquise. O setor de tecnologia de informação visa, entre muitas coisas, ao desenvolvimento do capital intelectual de uma corporação. Para garantir que o máximo de lucratividade e qualidade seja adquirido, é imperativo contar com a empresa certa na aquisição de produtos e serviços.

Qual é o passo a passo para definir o orçamento de TI?

Agora que você sabe qual é a importância de montar um orçamento de TI e quais cuidados devem ser tomados ao lidar com ele, confira o passo a passo a seguir. Por meio dele, você poderá garantir todas as vantagens de um setor de Tecnologia da Informação realmente eficaz.

Algumas delas incluem recursos direcionados, produtividade ampliada e aprimoramento da comunicação.

Realize um bom planejamento orçamentário

O orçamento de TI de uma empresa sai de seu orçamento geral. É por esse motivo que se faz imperativa a organização das finanças da companhia como um todo.

Ao saber quanto você tem disponível em mãos, defina métricas para guiar o planejamento de recursos voltados para o TI. Finalmente, acompanhe e realize a governança dessas métricas.

Determine os objetivos da empresa

Só é possível estabelecer valores verdadeiramente adequados para as especificidades do negócio por meio da delimitação de objetivos. Onde a companhia deseja chegar em curto, médio e longo prazo?

Como a automatização de projetos acelera o atingimento de metas? Quais opções tecnológicas utilizar para centralizar a gestão de TI? Só dê início ao orçamento propriamente dito ao contar com essas e mais respostas relevantes para a corporação.

Converse com a equipe

Ao conhecer o valor disponível a ser direcionado para o TI e os objetivos da empresa, informe sua equipe. Seus colaboradores só poderão executar as atividades propostas em seu melhor potencial se souberem como utilizar as inovações disponíveis. Também é preciso que eles estejam alinhados às metas estabelecidas.

Adote as ferramentas adequadas

Cada setor precisa de uma ferramenta específica para executar suas tarefas com maestria. Enquanto o financeiro depende de um tipo, vendas precisarão de outro, por exemplo.

As funções do setor de TI contemplam quase todas as áreas da corporação. Com essa informação em mente, reúna-se com os profissionais e analise quais implementações devem ser feitas para otimizar a realização de atividades do dia a dia.

Calcular o custo do investimento

Sabendo quais ferramentas precisam ser compradas ou atualizadas, calcule o investimento. Adicione-o ao orçamento e replique esse ciclo quantas vezes forem necessárias. Dessa forma, você pode garantir que sua empresa esteja sempre ativa em relação às demandas do mercado.

Acompanhe a execução

Além de todos os passos citados, é imprescindível apostar em monitoramento. Apesar de eficientes e ágeis, as tecnologias estão sujeitas a falhas e podem ser solucionadas por meio de simples mapeamentos de processos. Atualize bugs, monte inventários que permitam respostas do que está disponível para uso e teste novas opções.

Conforme visto, definir o orçamento de Tecnologia da Informação de qualquer negócio é fundamental. Contudo, é uma tarefa difícil para quem não é especialista no assunto. São muitos passos seguidos e é importante contar com pontualidade.

Sendo assim, busque por auxílio profissional e conheça a Aloo Telecom. Referência no mercado, ela é conhecida por sua ética, qualidade, infraestrutura completa e transparência.

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