como mapear processos

Você sabe como mapear processos em TI? Confira!

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Você sabe como mapear processos? Entender o fluxo de atividades das ações tomadas dentro da empresa é um passo importante para enxergar gargalos e pontos de melhoria. Em um ambiente cada vez mais competitivo, isso é fundamental.

Empresas que mantêm processos falhos, compostos de atividades redundantes ou desnecessárias, perdem agilidade e tempo de resposta, tornando-se menos competitivas que organizações com ações enxutas.

Quando falamos de TI, essa importância se multiplica, uma vez que a tecnologia evolui todos os dias e é preciso ficar atento a tais mudanças. Neste post, vamos falar sobre o que é o mapeamento de processos e como fazê-lo em sua empresa. Confira logo abaixo!

O que é mapeamento de processos de TI

Toda e qualquer organização realiza processos em seu dia a dia, sendo que, na maioria das empresas, a tecnologia tem um papel fundamental. O processo nada mais é que uma sequência de pequenas tarefas, das quais são esperadas um determinado resultado, seja a entrega de um produto, seja a geração de informação ou prestação de serviço.

Alguns processos podem ser muito simples, formados por poucas atividades. Porém, outros são realmente complexos, seguindo por vários departamentos e compostos por inúmeros passos. Visualizar com exatidão tudo que compõe esse processo é um grande desafio.

O mapa de processos de tecnologia é uma ferramenta de planejamento e gestão, auxiliando o gerente a enxergar, de forma visual, todo o fluxo de trabalho da área de TI da empresa. É por meio dele que podemos ver toda uma série de eventos que culminam em um determinado resultado.

Essa visualização, em um mapa, pode, muitas vezes, revelar situações estranhas, como atividades que não deveriam compor um determinado fluxo de trabalho, ou que, simplesmente, poderiam ser descartadas daquele processo específico por não serem necessárias.

Além de mostrar apenas as tarefas que estão envolvidas ao longo de um processo, o mapeamento pode nos dar uma visão de quem exerce algum papel durante as atividades, ou seja, quem é responsável pelo quê.

O principal objetivo do mapeamento de processos de TI é melhorar a eficiência do uso da tecnologia dentro da organização, pois é comum ferramentas serem utilizadas de forma errônea ou sem o seu potencial aproveitado ao máximo.

Ele fornece diversas informações acerca dos processos mapeados, permitindo que a equipe de TI possa discutir as principais formas de melhorar cada ponto e atividade, criando uma documentação que poderá ser consultada no futuro.

Quais os benefícios de mapear processos em TI

São vários os benefícios da aplicação do mapeamento de processos em TI dentro de sua organização. Vamos citar alguns dos principais a seguir.

  • Transparência ─ sua equipe poderá visualizar como funciona cada um dos processos de TI da empresa.
  • Melhoria ─ com as informações acerca de todo o fluxo de trabalho, o time de TI poderá trabalhar em melhorias, enxugando o processo.
  • Compreensão ─ todos os envolvidos no processo poderão entender como ele funciona, de onde vem e para onde vai, além do que se espera no final.
  • Documentação ─ o mapeamento gera um documento que pode ser utilizado para o treinamento de novos colaboradores e futuras consultas para sanar dúvidas.
  • Comunicação ─ mapear processos gera um canal a mais de comunicação entre a TI e os demais setores, permitindo, assim, uma maior troca de informação.

Como mapear processos de TI

Mapear processos é uma atividade que demanda expertise e conhecimento do negócio, não é algo altamente complexo quando se seguem algumas regras. Vamos listar para você um passo a passo de como fazer isso.

Defina o que será mapeado

O primeiro passo é determinar o que será mapeado. Criar um mapa de todo os processos da TI de uma só vez é algo nem um pouco recomendado. Afinal de contas, uma organização pode contar com centenas de atividades, o que dificultaria essa tarefa.

Definir um número limitado de processos a serem mapeados de cada vez — apenas um seria uma ótima forma de começar — auxilia no gerenciamento do tempo da equipe de TI, que, mesmo em meio ao mapeamento, ainda conta com suas atividades normais do dia a dia. Razão pela qual não deve ser sobrecarregada.

Para escolher por onde começar, um processo que traga um maior impacto poderia ser a melhor escolha. Para isso, você e seu time devem verificar algumas situações na hora de determinar quais serão os processos mapeados primeiro, considerando:

  • relevância ─ qual a importância desse processo?
  • riscos e ameaças ─ a falta de visibilidade está trazendo riscos para a organização?
  • normas e regulamentações ─ existem normas a serem cumpridas?
  • objetivos ─ o que se espera ao final do mapeamento?

Crie um mapa de processos

O mapa é a representação gráfica do processo e de todas as atividades que o compõem em uma sequência lógica, dando destaque para as entradas, o processamento e a saída. Tudo que estiver envolvido com o processo deve ser representado nesse mapa.

Para que a criação do mapa de processos seja fiel, é preciso o envolvimento de todo o time e dos colaboradores que atuam naquelas atividades todos os dias, pois eles podem relatar da melhor forma o funcionamento das suas tarefas.

Além disso, esse momento de reunião já pode servir como um primeiro ensaio para a elaboração de ideias que possam auxiliar no desenvolvimento de um processo mais dinâmico e eficaz.

Verifique o mapeamento

Mesmo que você e seu time consigam montar um mapa de processos de forma rápida, ainda não é hora de progredir para o próximo passo, é preciso gastar um tempo observando se não existe qualquer mudança e se todos os dados coletados estão realmente certos.

Uma revisão do mapa é importante para não esquecermos de alguma atividade fundamental e ela não caiba mais em um novo processo estruturado, causando uma saída diferente da esperada. Lembre que alterar o processo visa simplificar os meios, nunca modificar o resultado final.

Por conta disso, podemos dizer que a validação é um dos principais pontos do mapeamento de processos.

Avalie a eficiência do processo

Para chegar a esse passo, você já ter toda a representação gráfica do processo criada e validada junto a todos os envolvidos, colaboradores, técnicos e gestores.

Agora é o momento da principal atividade do monitoramento, a avaliação de eficiência do processo, verificando se todas as atividades envolvidas são realmente necessárias, podendo ser descartadas ou melhoradas.

Nesse passo, também é importante coletar opiniões junto aos envolvidos, uma vez que quem trabalha diretamente nas atividades de um processo já pode contar com ideias de como melhorá-lo.

Para facilitar essa etapa, você e seu time de TI podem criar questionários, facilitando, assim, o trabalho de entrevistas e permitindo que todos deem as suas opiniões. Depois disso, basta revisar as respostas.

Com tudo avaliado, é preciso realizar as alterações, que são feitas ainda nesse passo, criando o novo mapa de processos com a versão remodelada e contando com as novas atividades ou as mudanças realizadas.

Monitore e mensure

Mapear processos de TI se trata de um ciclo, já que a tecnologia vive em constante evolução e surgem todos os dias novas ferramentas que podem ser utilizadas para agilizar e melhorar as atividades. Por conta disso, para manter alinhado os processos e as estratégias de negócio, é preciso um monitoramento constante.

Como sua equipe já conta com um mapa do processo a ser monitorado, basta definir os indicadores que servirão de guia acerca de sua eficácia, ou seja, métricas que possibilitem avaliar o seu desempenho.

Caso essa performance perca força ou, por algum motivo, o processo deixe de fazer sentido como é hoje, basta refazer o ciclo de passos do mapeamento, o reestruturando de acordo com as novas demandas.

Agora que você já sabe como mapear processos e a importância disso para o seu negócio, temos a certeza de que sua equipe utilizará da melhor forma todo o potencial da TI para o crescimento de sua organização.

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