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Gestão de telecom: 7 dicas de sucesso para a sua empresa

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O setor de telecomunicações é um dos mais importantes nas organizações. Afinal, ele é responsável por conseguir estabelecer as interlocuções internas e externas, bem como a conectividade com a rede mundial de computadores.

Por isso, uma boa gestão de telecom é fundamental para que sua empresa consiga melhores resultados e, utilizando serviços de ponta, com ótimo custo-benefício, funcione adequadamente e com muita eficiência.

Confira, a seguir, 7 dicas imperdíveis para realizar uma ótima gestão de telecom e fazer esse setor crescer junto com a empresa.

1. Uso de centrais telefônicas

O uso de central telefônica pode auxiliar seu negócio a diminuir consideravelmente os custos com telefonia, principalmente no que diz respeito ao atendimento ao cliente. Por meio dela, o gestor responsável consegue ter maior controle sobre cada uma das ligações realizadas, identificar quem as realizou e os seus destinatários, a duração de cada uma delas, bem como acompanhar o desempenho dos seus atendentes em tempo real.

2. Automação

A automação é parte fundamental da gestão de qualquer setor organizacional. Em telecomunicações, essa questão se torna ainda mais proeminente porque minimiza a ocorrência de problemas, transformando o setor com muita eficiência.

Ela pode ser implementada tanto em nível operacional — em soluções específicas para a telefonia fixa ou móvel, para o uso dos recursos de rede — quanto em nível gerencial.

Softwares de automação podem, de forma automatizada, agendar manutenções periódicas, realizar a auditoria dos serviços mensal e anualmente, verificar possíveis descontroles por parte dos colaboradores, realizar relatórios e gráficos de consumo de serviços de telefonia e telecomunicações, fornecendo uma base de dados mais segura para decisões importantes sobre modificações de contratos, entre outros.

O uso de soluções que estejam inseridas no contexto de transformação digital pode trazer melhor gestão de telecom e minimizar a incidência de erros gerados por falhas humanas, conseguindo tornar essa área mais precisa e produtiva.

3. Desenvolvimento de inventário

Para conseguir uma boa supervisão dos serviços utilizados no setor de telecomunicações, é essencial saber quais aparelhos estão disponíveis, identificar o melhor tipo de monitoramento para cada um dos serviços e realizar manutenções preventivas regularmente, seguindo a demanda e diretriz de cada equipamento.

Com o desenvolvimento desse inventário é possível ter maior domínio sobre a qualidade das manutenções preventivas e corretivas, minimizar o risco de ocorrências de problemas e defeitos e assegurar o bom funcionamento dos serviços de telefonia, Internet, transmissão de conteúdo, entre outros.

4. Auditoria de faturas

Qualquer erro no faturamento das empresas gera problemas e custos extras para a organização. Por isso é fundamental que, na gestão de telecom, sejam efetuadas recorrentes auditorias de todas as faturas para verificar se houve custo com a implementação de algum serviço que seu negócio não utilizou, por exemplo.

Em caso de problemas dessa natureza, a organização deve entrar em contato com a prestadora do serviço, com a documentação dos serviços utilizados, registrados pelo setor de telecom, e pedir o ressarcimento dos itens cobrados a mais nas faturas.

Realizar essa auditoria é importante para que sua empresa pague apenas aquilo que deve e que realmente tenha sido utilizado. Esse trabalho pode ser feito tanto por colaboradores do seu negócio quanto por empresas terceirizadas especializadas neste tipo de serviço.

5. Busca de planos empresariais com melhor custo-benefício

Há diversos planos empresariais disponibilizados pelas organizações especializadas em telecomunicações, cada uma com seus benefícios e ônus para cada quadro. Muitas vezes, a empresa está com um contrato que pode não ser benéfico para as suas necessidades, ou seja, que não gere um custo-benefício aceitável.

Por exemplo, se a sua empresa investe muito mais em telefonia móvel do que fixa, e o contrato estabelecido está focado no serviço subutilizado, seu negócio está desperdiçando dinheiro. Valeria muito mais a pena realizar uma adequação do plano para focar naquilo que a empresa realmente utiliza, eliminando gastos com algo que não é fundamental para sua organização.

Por isso, observe os padrões do seu negócio no que tange ao consumo de serviços dessa natureza e busque, junto às provedoras, um plano de telefonia empresarial que seja feito sob medida para as necessidades da sua empresa.

6. Promova melhorias contínuas em seu setor de telecomunicações

Uma boa gestão de telecom é responsável por melhorar os processos internos, minimizando gargalos e questões que possam gerar entraves consideráveis para a realização dos serviços nessa área.

Por exemplo, é possível aprimorar a infraestrutura de rede para otimizar as conexões internas, bem como a rede externa, minimizando quedas de conexões e demais falhas que possam gerar prejuízos para o negócio como um todo.

Como o setor de telecomunicações é um dos mais estratégicos e importantes, aplicar uma metodologia de melhoria contínua é imprescindível para estabelecer uma boa comunicação tanto entre os setores internos quanto com clientes, fornecedores, stakeholders, entre outros.

7. Contrate uma consultoria empresarial de telecomunicações

Uma das formas de conseguir potencializar a gestão de telecom em sua empresa é contando com especialistas que saberão avaliar melhor qual a atual situação do seu negócio, quais medidas podem ser implementadas para melhorar os resultados e garantir que seu setor de telecomunicações opere de forma eficiente e com maior qualidade.

Uma consultoria também conseguirá acelerar o tempo para a obtenção dos resultados pretendidos, de forma segura, sem comprometer a qualidade do trabalho executado diariamente. Além disso, agregará novos conhecimentos, trazendo novas práticas, tendências, ferramentas e técnicas que auxiliarão seu negócio, potencializando a eficiência do setor de telecomunicações com o que há de melhor no mercado.

Outro ponto no qual uma consultoria se torna uma aliada importante é oferecendo subsídios para tomada de decisões e soluções — que podem não ser tão óbvias para os gestores internos — para gerar mudanças significativas em seu negócio nessa área.

Uma empresa especializada também poderá realizar a avaliação dos contratos existentes, apontando o que é possível de ser modificado para a obtenção dos melhores acordos para o seu negócio.

Uma boa gestão de telecom é capaz de impulsionar sua empresa como um todo, potencializando os serviços internos e promovendo a melhor qualidade nos serviços prestados.

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