Gestão de telecom: 10 dicas de sucesso para a sua empresa

O setor de telecomunicações é um dos mais importantes nas organizações. Afinal, ele é responsável por conseguir estabelecer as interlocuções internas e externas, bem como a conectividade com a rede mundial de computadores.

Por isso, uma boa gestão de telecom é fundamental para que sua empresa consiga ter melhores resultados e, utilizando serviços de ponta, com ótimo custo-benefício, funcione adequadamente e com muita eficiência.

Confira, a seguir, 10 dicas imperdíveis para realizar uma ótima gestão de telecom e fazer esse setor crescer junto da empresa.

Por que é essencial investir em gestão de telecom

Alguns dos principais motivos pelos quais é fundamental fazer uma gestão de telecom eficiente são:

• garantir melhores tarifas nos planos de telefonia;
• evitar falhas e cobranças indevidas;
• evitar aquisições de equipamentos desnecessários;
• contar com o melhor serviço de telecom para sua empresa;
• evitar falhas e indisponibilidades constantes nos serviços;
• maior controle orçamentário na empresa;
• minimizar custos e desperdícios;
• ter maior conhecimento sobre o uso dos serviços de telecomunicações na empresa.

10 dicas imperdíveis para uma boa gestão de telecom

Assim, é possível compreender a importância da gestão de telecom para as empresas e a necessidade em investir em maior eficácia nesses processos. Confira a seguir 10 dicas imperdíveis que o auxiliará nos processos do setor e garantir os benefícios que listamos anteriormente.

1. Uso de centrais telefônicas

O uso de central telefônica pode auxiliar seu negócio a diminuir consideravelmente os custos com telefonia, principalmente no que diz respeito ao atendimento ao cliente. Por meio dela, o gestor responsável consegue ter maior controle sobre cada uma das ligações realizadas, identificar quem as realizou e os seus destinatários, a duração de cada uma delas, bem como acompanhar o desempenho dos seus atendentes em tempo real.

2. Automação

A automação é parte fundamental da gestão de qualquer setor organizacional. Em telecomunicações, essa questão se torna ainda mais proeminente porque minimiza a ocorrência de problemas, transformando o setor com muita eficiência.

Ela pode ser implementada tanto em nível operacional — em soluções específicas para a telefonia fixa ou móvel, para o uso dos recursos de rede — quanto em nível gerencial.

Softwares de automação podem, de forma automatizada, agendar manutenções periódicas, realizar a auditoria dos serviços mensal e anualmente, verificar possíveis descontroles por parte dos colaboradores, realizar relatórios e gráficos de consumo de serviços de telefonia, e telecomunicações, fornecendo uma base de dados mais segura para decisões importantes sobre modificações de contratos.

O uso de soluções que estejam inseridas no contexto de transformação digital podem melhorar a gestão de telecom e minimizar a incidência de erros gerados por falhas humanas, conseguindo tornar essa área mais precisa e produtiva.

3. Desenvolvimento de inventário

Para conseguir uma boa supervisão dos serviços utilizados no setor de telecomunicações, é essencial saber quais aparelhos estão disponíveis, identificar o melhor tipo de monitoramento para cada um dos serviços e realizar manutenções preventivas regularmente, seguindo a demanda e diretriz de cada equipamento.

Com o desenvolvimento desse inventário é possível ter maior domínio sobre a qualidade das manutenções preventivas e corretivas, minimizar o risco de ocorrências de problemas e defeitos, e assegurar o bom funcionamento dos serviços de telefonia, internet e transmissão de conteúdo.

4. Auditoria de faturas

Qualquer erro no faturamento das empresas gera problemas e custos extras para a organização. Por isso, é fundamental que, na gestão de telecom, sejam efetuadas recorrentes auditorias de todas as faturas para verificar se houve custos com a implementação de algum serviço que seu negócio não utilizou, por exemplo.

Em caso de problemas dessa natureza, a organização deve entrar em contato com a prestadora do serviço, com a documentação dos serviços utilizados, registrados pelo setor de telecom, e pedir o ressarcimento dos itens cobrados a mais nas faturas.

Realizar essa auditoria é importante para que sua empresa pague apenas aquilo que deve e que realmente tenha sido utilizado. Esse trabalho pode ser feito tanto por colaboradores do seu negócio quanto por empresas terceirizadas especializadas nesse tipo de atuação.

5. Busca de planos empresariais com melhor custo-benefício

Há diversos planos empresariais disponibilizados pelas organizações especializadas em telecomunicações, cada uma com seus benefícios e ônus para cada quadro. Muitas vezes, a empresa está com um contrato que pode não ser benéfico para as suas necessidades, ou seja, que não gere um custo-benefício aceitável.

Por exemplo, se a sua empresa investe muito mais em telefonia móvel que fixa, e o contrato estabelecido está focado no serviço subutilizado, seu negócio está desperdiçando dinheiro. Valeria muito mais a pena realizar uma adequação do plano para focar naquilo que a empresa realmente utiliza, eliminando gastos com algo que não é fundamental para a sua organização.

Por isso, observe os padrões de compras do consumidor e das demais empresas de serviços dessa natureza, procurando, junto às provedoras, um plano de telefonia empresarial que seja feito sob medida para as necessidades da sua empresa.

6. Promova melhorias contínuas em seu setor de telecomunicações

Uma boa gestão de telecom é responsável por melhorar os processos internos, minimizando gargalos e questões que possam gerar entraves consideráveis para a realização dos serviços nessa área.

Por exemplo, é possível aprimorar a infraestrutura de rede para otimizar as conexões internas, bem como a rede externa, minimizando quedas de conexões e demais falhas que possam gerar prejuízos para o negócio como um todo.

Como o setor de telecomunicações é um dos mais estratégicos e importantes, aplicar uma metodologia de melhoria contínua é imprescindível para estabelecer uma boa comunicação tanto entre os setores internos quanto com clientes, fornecedores, stakeholders, entre outros.

7. Contrate uma consultoria empresarial de telecomunicações

Uma das formas de conseguir potencializar a gestão de telecom em sua empresa é contando com especialistas que saberão avaliar melhor qual a atual situação do seu negócio, quais medidas podem ser implementadas para melhorar os resultados e garantir que seu setor de telecomunicações opere de forma eficiente e com maior qualidade.

Uma consultoria também conseguirá acelerar o tempo para a obtenção dos resultados pretendidos, de forma segura, sem comprometer a qualidade do trabalho executado diariamente. Além disso, agregará novos conhecimentos, trazendo novas práticas, tendências, ferramentas e técnicas que auxiliarão seu negócio, potencializando a eficiência do setor de telecomunicações com o que há de melhor no mercado.

Outro ponto no qual uma consultoria se torna uma aliada importante é oferecendo subsídios para tomada de decisões e soluções — que podem não ser tão óbvias para os gestores internos — para gerar mudanças significativas em seu negócio nessa área.

Uma empresa especializada também poderá realizar a avaliação dos contratos existentes, apontando o que é possível de ser modificado para a obtenção dos melhores acordos para o seu negócio.

8. Entendimento das necessidades do setor

Para compreender quais serão os pontos que merecem atenção por parte da gestão, é fundamental levantar quais são as necessidades atuais de telecom e, assim, identificar as intervenções necessárias caso a caso. Por meio disso, é possível definir questões tais como:

• mudanças que precisam ser realizadas quanto antes;
• cronograma para mudanças;
• orçamento para adequações, entre outros.

Esse entendimento precisa ocorrer via dados objetivos, de forma a verificar se, de fato, os objetivos e anseios para a empresa estão ocorrendo na prática. Isso permite analisar se o serviço atual realmente atende as necessidades de telecom da sua empresa e abre espaço para decisões mais acertadas.

Por exemplo, sua empresa precisa de planos de telefonia mais competitivos? Uma internet mais robusta? Um suporte mais preciso? Compreender esses pontos é fundamental para fazer escolhas importantes de forma objetiva.

9. Comparação das condições

Uma das formas de analisar se a sua empresa está com a melhor opção de telecomunicações para é realizando uma comparação das condições entre a sua contratação atual e as demais oferecidas no mercado.

Fazer isso periodicamente é importante, pois, como há novos competidores constantemente no mercado e empresas modificando seus planos, torna-se fundamental avaliar se o negócio ainda está atuando com a opção mais vantajosa.

Dito isso, faça prospecções periodicamente, avalie o custo-benefício de cada empresa de telecom e verifique se você realmente conta com o que há de melhor no mercado.

10. Conscientização dos colaboradores

Além disso, torna-se importante conscientizar os colaboradores sobre o uso das soluções de telecom a fim de reduzir desperdícios. Muitos planos ainda têm opções limitadas, como pacote de dados e minutos para ligações internacionais. Portanto, é preciso verificar se o negócio tem demanda para todos os serviços

Além disso, é fundamental avisá-los sobre a necessidade de utilizar os planos de telecom segundo as normas da empresa. Isso porque os dados coletados servirão, justamente, para nortear as decisões do negócio junto às operadoras. Então, imagine a seguinte situação: seus colaboradores utilizam o plano de dados para assistirem vídeos em serviços de streaming, passando a sensação de que utilizam um volume de dados muito maior do que ocorre de fato.

Assim, sua empresa buscará planos mais robustos de internet móvel, quando, na verdade, para as atividades do negócio, isso não será necessário, elevando custos de forma desnecessária. Isso pode ser resolvido por meio da conscientização dos funcionários.

Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de telecom

Para uma boa gestão de telecom, é fundamental ter os dados importantes em mãos para este fim. Assim, as tecnologias podem cumprir o papel de conseguir promover maior controle em suas atividades de gestão, em tempo real, verificando o que está de acordo com os padrões do negócio e analisar quais intervenções podem ser realizadas.

Por exemplo, é possível analisar o tráfego de dados, identificar possíveis indisponibilidades, gargalos e reduções de velocidade que podem acarretar em sérios problemas para seu negócio, principalmente, se há a necessidade de disponibilidade constante do serviço de telecom. Assim, caso seja preciso realizar mudanças, solicitar manutenções preventivas ou outras ações, os dados provenientes das tecnologias existentes permitirão isso.

Uma boa gestão de telecom é capaz de impulsionar sua empresa como um todo, potencializando os serviços internos e promovendo a melhor qualidade nos serviços prestados.

Para otimizar sua gestão de telecom, conte com a Aloo Telecom. Temos as melhores soluções para realizar mudanças significativas para o seu negócio. Entre em contato e converse com um de nossos consultores sobre o tema.