Gestão de projetos em TI

Gestão de projetos em TI: por que se preocupar com essa questão?

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A gestão de projetos em TI é o grande segredo dos negócios bem-sucedidos. Um provedor de internet deve estar à frente da concorrência nesse sentido, a fim de obter vantagens comerciais e estratégicas no mercado.

Para fazer isso, todavia, é preciso conhecer bem o conceito de gestão de projetos, como ele se aplica aos negócios, que benefícios pode trazer para a sua empresa e quais são as estratégias e táticas mais comuns do mercado para chegar lá. Pronto para matar todas essas dúvidas? Continue a leitura e aprenda tudo que você precisa saber sobre gestão de projetos em TI!

O que é e como funciona a gestão de projetos?

Antes de falarmos sobre as principais metodologias de gestão de projetos em TI e como elas podem impactar a sua bottom line, precisamos primeiro definir o que é um projeto.

Para uma organização, um projeto não é necessariamente algo que foge das operações rotineiras do negócio, mas uma área dele que conta com objetivos únicos e precisa desenvolver operações específicas para ser bem-sucedida neles.

Em alguns casos, por exemplo, uma empresa verá benefícios, inclusive, ao colaborar com outras empresas para que um projeto ganhe corpo. 

Neste artigo, focaremos em projetos de TI e nas definições estabelecidas pelo principal documento de gestão de projetos do mundo: o PMBOK® Guide

O PMBOK® Guide é um documento de referência editado anualmente pelo Project Management Institute, com os padrões e os fundamentos de uma gestão de projetos bem-sucedida — em TI ou fora dela. Seu objetivo é orientar gestores para que, ao exercerem seus papéis, consigam gerar o máximo de valor para um negócio.

Segundo o PMBOK® Guide, o sucesso de um projeto está na maneira como ele é administrado para que seja entregue em tempo hábil, dentro do orçamento planejado e com os resultados esperados, proporcionando a integração e o acúmulo de conhecimento que uma empresa espera dele.

A gestão de projetos em TI é uma disciplina de trabalho específica e, por isso, conta com um protagonista importante: a figura do gestor. 

É o gestor o responsável por definir como a gestão de projetos será abordada em um determinado negócio, além de que metodologias serão utilizadas para garantir sucesso nas operações e que ferramentas e técnicas serão usadas como padrão dentro da organização.

Qual o papel do gestor de TI?

Como a figura do gestor de TI é tão importante para o sucesso da gestão de projetos nessa área, vale a pena definirmos as atribuições desse profissional de Tecnologia da Informação.

O gestor de TI é o responsável por dirigir, planejar e supervisionar o departamento, lidando com todos os problemas e as oportunidades que advêm da área de tecnologia do negócio.

Cabe, portanto, ao gestor de TI, entre outras coisas:

  • agendar e supervisionar projetos de TI;
  • fazer a gestão de ativos em TI;
  • escolher as metodologias de gestão de projetos mais eficientes para cada cenário;
  • acompanhar o trabalho dos membros da equipe de TI e avaliar o desempenho deles;
  • recomendar atualizações, melhorias, softwares, técnicas e tecnologias com base nos objetivos de curto, médio e longo prazo do negócio;
  • estabelecer quais são as necessidades de TI da organização, a fim de melhorar os produtos e sistemas com os quais ela interage no dia a dia.

Quais metodologias de gestão de TI são mais importantes?

Agora que você já sabe o que é gestão de projetos, gestão de projetos em TI e quais são os principais participantes desses processos, é hora de conhecer as metodologias mais utilizadas no mercado. Nesse momento, focaremos em três delas. Acompanhe a seguir.

Metodologias ágeis (Agile, Scrum)

O framework Ágil, ou metodologia Ágil, é uma das maneiras mais populares de otimizar a gestão de TI nas empresas. Essa prática de gestão de processos se equipara a uma maratona, colocando os profissionais em uma corrida para cruzar a linha de chegada após uma trajetória longa, em que metas são atingidas ao longo do caminho.

Cruzar cada uma das linhas com sucesso é tão importante quanto chegar à reta final. Em metodologias ágeis — como o Scrum e o Agile —, o objetivo é somar o máximo de êxitos possíveis, fazendo mais entregas ao longo do processo de desenvolvimento de software e focando em melhorias incrementais e auto-organizadas.

O Ágil funciona melhor quando é possível contar com equipes multidisciplinares, cada uma focada em atingir sua meta em cada fase de trabalho. As fases, por sua vez, recebem nomes de acordo com a metodologia adotada — sendo chamadas, por exemplo, de sprints no Scrum.

Uma das principais características da metodologia Ágil é entregar valor ao cliente com mais rapidez. Para isso, aposta-se em entregas parciais que se completam.

O Ágil traz mais flexibilidade para a maneira como a sua equipe de TI trabalha e é frequentemente comparado com outra metodologia, drasticamente diferente e sobre a qual falaremos um pouco mais a seguir, o framework Cascata.

Na atualidade, 97% das empresas de desenvolvimento de software apostam em metodologias ágeis como sua principal maneira de fazer negócios. 

Organizações como o Google e a Microsoft estão entre os líderes de mercado que contam com Agile e Scrum para fazerem seus projetos virarem realidade.

Cascata

O modelo em cascata é completamente diferente do que vimos no tópico anterior. Trata-se de uma abordagem muito mais linear para o desenvolvimento de software e que, embora tenha caído em desuso nos últimos anos, ainda é praticada por alguns times de TI.

Ao contrário das metodologias ágeis, que dividem o trabalho em centenas de pequenas etapas que evoluem com o desenvolvimento do projeto, a metodologia cascata segue uma lógica padrão, com as seguintes etapas:

  • documentação;
  • projeto;
  • código e teste;
  • testes de aceitação do usuário;
  • correção de bugs;
  • entrega do projeto.

Como você pode ver, trata-se de um procedimento muito mais tradicional, em que cada etapa do desenvolvimento de software tem um escopo bem definido e fechado. Em geral, a metodologia cascata também inclui um estágio entre cada uma dessas etapas, no qual os requisitos são revisados e aprovados pelo cliente.

Há uma série de problemas com essa metodologia do ponto de vista da gestão de TI, mas também muitos benefícios. Os projetos desenvolvidos com a metodologia em cascata têm seus progressos medidos com mais facilidade e não exigem a presença constante do cliente.

Outro ponto positivo é quanto ao uso do tempo das equipes, que podem participar de etapas do projeto e voltar às suas atividades normais após concluí-las.

Kanban

A metodologia Kanban, por sua vez, também está incluída entre as metodologias ágeis e segue alguns dos princípios que mencionamos ao falar em Scrum e Agile.

A diferença é que ela se baseia em Lean Software Development, um conjunto de princípios que, levados ao pé da letra, resultam em uma maneira mais enxuta de lidar com a TI.

Os princípios da metodologia Kanban são parecidos com os da manufatura Lean. Ou seja, em ambiente de negócios enxutos, nos quais o orçamento em TI é todo dedicado a objetivos que geram valor para o negócio.

O Kanban é apenas uma maneira de visualizar o andamento dos projetos. Esse tipo de quadro, em que são adicionadas as etapas do desenvolvimento de software, é comumente utilizado por plataformas de gestão de TI, como o Trello. Com ele, são agendadas as tarefas e delegadas as atribuições da equipe, para que ela esteja constantemente criando valor que faça a diferença nos resultados do projeto.

Na metodologia Kanban, tudo que não é iterativo é incremental. Projetos feitos seguindo essa lógica funcionam bem desde que tenham um limite de trabalho em progresso, ou Work In Progress (WIP), que estabelece a capacidade do time de desenvolvimento para não sobrecarregar a equipe.

Quais os benefícios da gestão de projetos? 

Uma boa gestão de projetos vai fazer toda a diferença nos resultados da sua equipe de TI. Confira, nos tópicos abaixo, alguns dos benefícios de organizar o seu departamento em torno da figura do gestor e de metodologias de sucesso, como as que citamos aqui, e veja o que o seu time pode alcançar com a gestão de projetos em TI!

Mais alinhamento com as estratégias do negócio

O primeiro e principal benefício de uma boa gestão de serviços de TI é o alinhamento total desse departamento com as demandas do negócio. Muitas vezes, a TI das médias e grandes empresas acaba perdendo o foco, tentando solucionar mais problemas do que pode administrar.

Com melhorias na gestão, como a adoção de metodologias ágeis, um negócio pode rever suas prioridades, redefinir escopos e estabelecer o que é importante o bastante para ser feito internamente e o que pode ser terceirizado para uma consultoria de TI, por exemplo.

Menores custos e riscos nas operações

Uma consequência natural desse aumento do foco da TI nas áreas que representam dores para o negócio é a redução de custos no departamento. Quando a sua empresa para de tentar solucionar todos os problemas do mundo e se concentra apenas naquelas oportunidades e problemas da TI que impactam as operações, ela otimiza o custo-benefício dos investimentos no setor.

Isso também resulta em menos riscos nas operações. Assumindo responsabilidades compatíveis com o departamento, o gestor de TI poderá fazer avaliações mais precisas dos investimentos que fazem sentido para o seu empreendimento.

Melhor qualidade nas entregas

Uma TI mais organizada também significa uma TI mais eficiente e que faz entregas melhores. 

Para um provedor de internet, níveis de serviço superiores em TI fazem a diferença para o crescimento do negócio— tanto do ponto de vista do número de clientes atingidos pelo seu serviço quanto do rendimento que ele traz ao final de cada período fiscal.

Essa qualidade também se traduz, é claro, em maior satisfação para o cliente final e tem o potencial de prolongar o relacionamento entre cliente e empresa.

Aumento da produtividade em TI

A produtividade em TI é uma preocupação constante nas empresas e que pode ser melhorada consideravelmente com o uso de metodologias de gestão de projetos em TI.

Uma TI mais produtiva traz mais lucros para o seu negócio. Menos profissionais são exigidos para concluir o mesmo número de projetos e menos interrupções ou problemas críticos podem surpreender a gestão pelo caminho.

Mais colaboração entre as equipes

É comum que, nas empresas, as equipes de projetos sejam compostas por membros com as mais variadas especialidades. Eles podem ter desde experiências de trabalho diferentes ou mesmo serem membros de departamentos com objetivos completamente distintos. Fazer com que consigam colaborar, portanto, é um grande desafio.

O uso de metodologias de gestão de projetos de TI, como as que mencionamos aqui, agregam muito para o relacionamento entre as equipes. Quando bem aplicadas, elas são o bastante para eliminar lacunas na comunicação entre os times e na definição das etapas de um projeto. Tudo isso, é claro, quando não endereçado, pode gerar perdas financeiras e produtivas para o negócio.

Com uma gestão de projetos eficiente, a sua empresa pode fazer mais com menos recursos, alinhando melhor as expectativas dos membros dos times, distribuindo melhor as informações e permitindo que a colaboração flua de forma mais eficaz.

Uma prática que fica muito mais simples com uma boa gestão de projetos é a delegação de tarefas. Encontrar membros disponíveis na equipe para assumir determinadas tarefas é bem mais simples quando todo o time está alinhado em torno de uma mesma metodologia de alta eficácia e utiliza softwares em comum, nos quais o compartilhamento de informações é facilitado e a integração entre times é um traço importante do design do recurso.

Melhor integração de novos membros ao time

Não são apenas aqueles membros que já fazem parte do seu time que verão os benefícios em melhorias na gestão de projetos em TI. A contratação de novos colaboradores, por motivos similares, também é beneficiada por uma boa gestão de projetos.

Integrar os novos membros ao time fica mais fácil quando os processos e etapas já completados em um projeto estão bem documentados. Como esse é um princípio da maioria das metodologias de gestão de projetos, a sua empresa poderá se beneficiar também desse aspecto ao investir em gestão de TI.

A gestão de projetos não é a única maneira de tornar a TI da sua empresa mais eficiente. Estratégias como a terceirização de TI são também bastante utilizadas pelas empresas para aproveitar melhor esse departamento.

Uma boa gestão de TI é uma tática incrível para garantir que os recursos de tecnologia da sua empresa serão utilizados para agregar valor às entregas, tornar mais eficiente a atuação dos seus profissionais e aumentar a produtividade do departamento. Se você ainda não estruturou a TI do negócio em torno de uma metodologia capaz de orientá-la e de trazer melhores resultados para o departamento, essa é uma ótima oportunidade de começar.

Conseguiu entender por que gestão de projetos em TI é tão relevante para o sucesso das empresas? O que achou de conhecer as metodologias de gestão de TI mencionadas aqui? Deixe um comentário com a sua opinião!

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