Quando fazer a estruturação de processos na empresa?
A estruturação de processos em uma empresa é essencial ao identificar gargalos no dia a dia da equipe. Se existem fluxos de trabalho bem definidos, qualquer demanda executada na organização fica padronizada. Como consequência, o tempo dos colaboradores recebe otimizações, contribuindo para um aprendizado mais fácil de novos profissionais.
Nesse sentido, surge a necessidade de buscar estratégias que ajudem a trazer melhorias à estruturação, além de realizar um mapeamento detalhado. O objetivo consiste em fazer com que toda a gestão desenvolva uma visão mais ampla do que demanda aperfeiçoamentos e do que pode ser potencializado.
Pensando no assunto, elaboramos este material para que você tire suas dúvidas. Continue a leitura e saiba mais!
Quando estruturar processos em uma empresa?
Primeiro, vamos explicar de maneira prática quando deve acontecer a estruturação de processos em uma empresa. Confira!
Ausência de processos alinhados
Inicialmente, é fundamental analisar se há processos alinhados e bem definidos. Pode parecer uma dica óbvia, mas a ausência deles influencia os resultados que a marca almeja alcançar.
Sendo assim, a equipe precisa criá-los para, futuramente, otimizá-los. Entre as vantagens que essa metodologia traz, destacam-se:
- maior capacidade de intervenção do time como um todo quando algo estiver dando errado;
- maior agilidade para as atividades da equipe;
- mais confiabilidade com o trabalho executado;
- redução de custos;
- melhorias dos resultados.
Então, alguns passos devem ser seguidos para que a gestão consiga criar esses processos:
- alinhamento aos objetivos da organização — todas as estratégias do negócio precisam estar conectadas às estratégias globais da empresa;
- análise da cadeia de valor — empresas contam com uma cadeia de processos que gera uma saída final (seja para o cliente, seja para outra etapa interna). Portanto, é necessário entender como funciona essa cadeia para implementar mudanças e melhorias;
- escolha de quais processos priorizar para a criação — existem aqueles mais importantes para a real estratégia do negócio e que devem ser colocados à frente;
- mapeamento de todos os processos existentes para metrificá-los quando estiverem em operação.
Baixa eficiência operacional
Além disso, a baixa eficiência operacional representa um sinal de que há a necessidade da estruturação de processos. O que fazer se a sua organização enfrentar esse gargalo?
Em primeiro lugar, vale a pena olhar os resultados a longo prazo, não a curto. Ou seja, como a atual demanda impacta no crescimento da empresa em uma visão de um ano? Para tanto, trace indicadores produtivos claros. Entre eles, destacamos:
- indicadores de qualidade;
- indicadores de capacidade;
- indicadores estratégicos;
- indicadores de lucratividade;
- indicadores de capacidade.
Assim, chega-se a uma visão mais ampla de tudo que acontece na empresa, criando uma nova oportunidade de otimizar esse processos. Outro ponto importante: a gestão e as tomadas de decisão precisam ser baseadas em evidências. Ou seja, em dados. Nada de achismos no momento de definir estratégias essenciais para o crescimento do negócio — analise a ciência e usufrua dos benefícios que ela traz.
Por fim, para a estruturação de processos ser ainda mais eficaz, é indicado cortar o excesso de projetos — foque naqueles que trarão impactos reais para a atual estratégia do negócio.
Falhas e retrabalho
O retrabalho é um dos maiores desafios enfrentados no ambiente corporativo. Entre os impactos que ele gera para o dia a dia das organizações, os principais são:
- desperdício de tempo — justamente pelo fato de os profissionais precisarem tirar prioridade de algumas atividades para corrigir esses erros;
- diminuição da produção;
- perda de clientes — o foco na estratégia do cliente e na sua satisfação corre riscos de ser significativamente reduzido;
- influência no trabalho produtivo etc.
Para evitar o retrabalho, é fundamental focar em ações de planejamento. Nesse contexto, mais uma vez o mapeamento de processos se torna um importante aliado, uma vez que permite uma visão ampla por parte da empresa, além de contar com fases do processo bem estabelecidas.
Preocupe-se, ainda, em automatizar algumas ações, mantendo a comunicação sempre aberta — e, claro, em qualificar os processos quando julgar necessário.
Quais os cuidados para a estruturação de processos?
Agora que já sabe quando deve se preocupar com a estruturação de processos e conhece dicas para realizar essa estratégia, chegou o momento de entender os cuidados exigidos. Veja.
Preparação dos profissionais para as mudanças
A preparação dos profissionais do negócio para as mudanças é vital. São os colaboradores que colocam a “mão na massa” durante o processo de tirar a ideia da teoria e transformá-la em prática.
Portanto, os funcionários precisam compreender os objetivos do negócio e como as funções de cada um contribuem nesse sentido.
Desenvolvimento de uma metodologia
Metodologias cumprem função relevante tanto para o planejamento quanto para a implementação.
O ideal é buscar por aquela que possibilite um estudo detalhado da realidade da sua empresa e ainda contribua para que todas essas etapas ganhem agilidade no momento da execução.
Metas
Metas contribuem para o foco da equipe inteira, possibilitando uma metrificação mais clara de como a estratégia foi, de fato, rodada. É papel da gestão e das lideranças o entendimento de quais são as metas indicadas para cada etapa da estruturação, explicando-as de forma detalhada aos profissionais.
Lembre-se: objetivos exigem desafios alcançáveis. Caso contrário, surge uma desmotivação crescente por parte da equipe.
Reuniões de acompanhamento
Por fim, não deixe de fazer reuniões de acompanhamento. Assim, toda a equipe tem a oportunidade de identificar pontos a trabalhar, além daqueles que vêm dando certo.
Consequentemente, crescem as chances de alcançar os resultados almejados pela gestão, ganhando competitividade no mercado.
Neste material, você entendeu o que é a estruturação de processos e quais são os cuidados essenciais na hora de realizá-la, entendendo sobre os impactos das metodologias de implementação na empresa.
Além de todas as questões apresentadas, é essencial contar com a tecnologia como aliada. Por meio dela, a otimização fica mais clara, gerando um aumento do controle de qualidade, e contribuindo de forma direta para a tomada de decisão diária.
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