Conheça o modelo de gestão por processos
Para administrar uma empresa existem diversas metodologias. Uma delas é a gestão por processos, que é bastante interessante para empresas que contam com atividades integradas, como é o caso de TI e Logística.
Isso porque, nesse tipo de organização, muito do trabalho depende da coordenação de diferentes áreas. Assim, o objetivo desse tipo de gestão é promover um fluxo produtivo, em que metas possam ser cumpridas e falhas possam ser prevenidas ou corrigidas com rapidez.
Neste post, entenda melhor o que é gestão por processos e qual a diferença desse conceito com gestão de processos. Saiba também quais são as suas vantagens e como aplicá-la. Boa leitura!
O que é gestão por processos?
Basicamente, a gestão por processos é uma metodologia que define processos funcionais, a fim de que as tarefas em uma empresa sejam planejadas, cumpridas e tudo funcione. Isso é fundamental porque se um time falhar, pode colocar em risco o trabalho de outros.
Vamos entender por exemplos. No caso de TI, se existe um problema na infraestrutura e a equipe de desenvolvimento se atrasa para finalizar uma versão de software gratuita, a equipe de vendas tem dificuldade em demonstrar o produto para o possível cliente. Com isso, a empresa não bate a sua meta de negócios e todos se prejudicam.
Gestão por processos
Conforme nosso exemplo, a gestão por processos enxerga a empresa como um todo e entende como um segmento afeta o outro e, por consequência, o todo. Assim, ela propõe a interação entre áreas e o trabalho em conjunto, a fim de alcançar as metas estabelecidas.
Ao contrário de uma visão funcional, em que cada área da empresa se preocupa com sua função e próprios interesses, na visão por processos, todos entendem a importância de cada etapa da cadeia produtiva e busca se comunicar para que ela seja a melhor.
Por isso, a gestão por processos envolve a definição de quais processos a empresa segue, entendendo as atividades de cada um. Além disso, contempla a análise constante deles, com vista a melhorá-los e acompanhar seus resultados.
Por exemplo, no caso da empresa de TI, se é identificado que a internet não está com a velocidade correta, o que atrasa os processos de produção, o gestor pode indicar para o profissional responsável que é necessário contratar um novo fornecedor.
Nesse caso, a pessoa deverá levar em conta a qualidade do serviço prestado, mais que o preço, já que tem consciência que sem uma boa internet o resto não funcionará.
Gestão de processos
A gestão de processos tem nome parecido com o anterior, mas não são iguais. Nesse caso, ela é uma disciplina da área de gestão, que compreende o conhecimento das melhores práticas para administrar uma empresa.
Na prática, ela envolve o estudo dos processos da empresa, a fim de otimizá-los. Dessa forma, ela faz parte da estratégia da gestão por processos.
Quais são as vantagens da gestão por processos?
Seguir uma estratégia com esse tipo de metodologia traz muitas vantagens para a empresa como um todo. Veja algumas delas!
Maior organização
É comum encontrar em empresas informações desencontradas, departamentos que culpam uns aos outros, e até mesmo a perda de informações ou atraso em trabalhos, porque um funcionário saiu e os outros não tinham acesso ao que é necessário.
Na gestão por processos, as chances de problemas como esses acontecerem é bem pequena. Isso porque tudo é estruturado de forma colaborativa, em que cada pessoa compreenda a sua responsabilidade e trabalhe em prol dos mesmos objetivos. Além disso, como muito é compartilhado, se um colaborador sair, o fluxo das atividades do processo não é interrompido.
Mais transparência
A transparência é um resultado desse tipo de gestão e também uma vantagem para a empresa. No caso dos colaboradores, cada pessoa tem suas responsabilidades muito bem definidas e entenda a importância do trabalho do outro.
Além disso, pode sentir que a organização se preocupa com a equipe como um todo, o que ajuda a valorizar a empresa e diminuir a rotatividade. Perante os clientes, a transparência nos processos também reflete positivamente, pois a pessoa pode desenvolver mais confiança e aumentar a credibilidade da empresa.
Menores custos
Devido à organização e ao constante processo de melhoria de processos, a empresa também consegue reduzir custos operacionais. Afinal, define melhor as atividades que devem ser otimizadas, corrige erros, evita retrabalho e toma boas decisões para um melhor custo-benefício.
Como aplicar a gestão por processos?
A aplicação desse tipo de gestão envolve algumas práticas no dia a dia. Conheça mais sobre elas a seguir!
Trabalhe com times
Diferentemente da visão tradicional e independente, em uma empresa guiada por processos, o trabalho tende a ser definido com foco nas atividades. Assim, pessoas de diferentes áreas podem formar um time ou comitê, para contribuir com a melhoria do processo e resolver problemas.
Por exemplo, uma empresa que está com dificuldade de aumentar as vendas de um software pode reunir profissionais de vendas, de marketing e de TI para trabalhar em conjunto.
Nesse processo, pode ser que um consultor traga a visão de um lead de que o produto é caro ou pouco funcional, ou que não entendeu as funções. Dessa forma, é possível propor mudanças para solucionar esses gargalos.
Melhore a cultura da empresa
Por ser horizontalizada, a gestão por processos depende de pessoas. Por isso, é essencial que a empresa tenha uma cultura voltada para a coparticipação dos colaboradores, além de sua autonomia. Dessa forma, eles podem compreender seu papel e atuar de forma mais interessada.
Use tecnologia
Ter uma infraestrutura tecnológica de qualidade é uma forma de apoiar a gestão de processos, especialmente porque existem diversas ferramentas que, não só otimizam o trabalho, mas também reúnem os dados necessários para a análise e acompanhamento de cada etapa.
Assim, vale a pena investir em softwares de CRM, de gestão, de comunicação e vendas. Além disso, é importante se preocupar com a estrutura física, para garantir que a internet, a rede e os sistemas estejam sempre disponíveis e permitam conectar os diferentes setores.
A gestão por processos é uma metodologia focada em colaboração, que mantém a empresa funcionando bem em todos os seus segmentos. Para isso, os processos e suas atividades são constantemente acompanhados, corrigidos e melhorados, a fim de que as metas da organização sejam cumpridas.
Nesse caso, o envolvimento dos colaboradores em prol dos mesmos objetivos, além do uso de tecnologia que apoia o trabalho, ajuda a empresa a aproveitar todas as vantagens desse tipo de gestão.
