Como a tecnologia pode ajudar a automatizar a clinica?

A transformação digital é uma realidade. As empresas que não buscarem esse tipo de mudança poderão ficar para trás — na área de saúde, isso não é diferente. Afinal, ainda que muitos gestores se recusem a enxergar dessa forma, estamos falando de negócios, cenário em que é fundamental pensar de forma estratégica.

Um dos maiores desafios da TI na área médica é oferecer soluções para automatizar tarefas nesse setor e, assim, garantir maior praticidade nas rotinas na área de saúde. Quando bem adotado, é possível ter uma série de benefícios no seu dia a dia.

Quer saber mais sobre como automatizar a clínica? Continue lendo e tire suas dúvidas sobre o tema!

Como funciona a automatização de processos?

Em primeiro lugar, para que você possa entender a importância das tecnologias neste processo, é necessário compreender como funciona a automatização de processos. Afinal, quanto mais conhecemos o que utilizamos, melhores serão nossas estratégias de implementação.

Quando automatizamos uma tarefa, deixamos que uma ferramenta realize determinada tarefa que não precisa de ação humana para esse fim. Normalmente são ações repetitivas, ou seja, que fazem parte do dia a dia do seu negócio na área de saúde.

Por exemplo, o envio de mensagens de SMS (ou mensagem em aplicativos de conversação) para confirmação de consultas é um ato que não depende, necessariamente, de um ser humano para serem executadas. Por meio do cadastro feito na clínica, com os dados da agenda, o próprio sistema encaminha as mensagens (definidas previamente) para que a pessoa possa fazer o check-in ou, então, remarcar o atendimento.

Isso acontece porque são ações que são repetitivas, ou seja, todos os dias são enviadas mensagens para os pacientes, a fim de confirmar se comparecerão nas consultas. Esse é apenas um dos exemplos. Há diversos outros que podem ser incorporados nas clínicas médicas.

Assim, automatizar processos significa tirar a intervenção humana naquele processo, deixando para que a máquina realize a tarefa sozinha. É claro que um colaborador pode verificar constantemente se há algum erro ou falha acontecendo e corrigi-lo, mas a ação não depende de confirmação humana para isso.

Quais as principais práticas de tecnologia médica?

Fato é que a transformação digital é um processo que alcançou as diferentes áreas, incluindo a medicina. Para além da automação, é importante que você saiba quais são as principais tecnologias em clínica que dialogam com esse processo. Vejamos a seguir.

Laudo online

Um dos principais pontos de gargalo no atendimento nas clínicas é o tempo de demora entre a consulta, realização de exames complementares e a chegada deles. Isso atrasa, muitas vezes, o tempo para um diagnóstico de doenças que precisam de intervenções precoces, como câncer e patologias degenerativas.

A possibilidade de laudo online permitiu, assim, minimizar esses entraves. Se a clínica utiliza a solução adotada pelo laboratório, ele receberá diretamente no sistema (ou, então, via e-mail) o laudo daquele exame. Assim, caso tenha alguma questão a ser resolvida, o profissional pode estudar o caso e oferecer o melhor tratamento para aquele paciente.

Consulta virtual

Outra possibilidade aberta por meio das tecnologias para a área médica é a realização de consultas virtuais — também conhecido como telemedicina. Essa era uma possibilidade já prevista no país, garantida por lei e que ganhou força com a pandemia do novo coronavírus.

Afinal, com esse cenário, muitas pessoas, principalmente dos grupos de risco, não tinham possibilidade de comparecer às consultas presenciais de rotina, por meio de se exporem ao contágio do vírus. Assim, tornou-se uma opção realizar o atendimento virtual.

Isso também foi um ponto importante para fornecer as principais orientações para aqueles que estavam com sintomas que poderiam levar à suspeita de infecção por Covid-19. Assim, os profissionais podem realizar o acompanhamento a distância e encaminhar para os centros de saúde quando necessário, a fim de proteger os pacientes.

Prontuário eletrônico

Você ainda utiliza pastas físicas com o prontuário dos seus pacientes? Se sim, o risco de problemas é muito grande. Mofo, infiltração, incêndios, alagamentos etc. podem prejudicar o acompanhamento e gerar a perda de informações importantes da trajetória dos seus pacientes na clínica.

O prontuário eletrônico é um grande aliado para segurança das informações dos pacientes, que poderão ficar armazenados em nuvem. Assim, caso você troque o dispositivo, poderá recuperar os dados rapidamente.

Além disso, ele permite uma melhor visualização do histórico dos seus pacientes, minimizando as perdas de questões importantes. Por exemplo, no meio de tantos papéis, você pode passar, sem perceber, por uma questão que é primordial para um diagnóstico mais preciso.

Agendamento e confirmação de consultas

Outro ponto importante é a realização de agendamento e confirmação de consultas de forma otimizada, por meio da tecnologia. Hoje, é possível que seus pacientes consigam realizar esse procedimento sem a necessidade de intervenção humana.

Por exemplo, é possível que o cliente entre no site da clínica, insira as informações principais, como:

• nome;
• telefone;
• convênio médico ou se será por pagamento particular, entre outros.

Essas informações, inclusive, podem auxiliar no processo de cadastro na clínica, minimizando o tempo de atendimento ao chegar no local. Além disso, a própria confirmação da consulta pode ser feita de forma automatizada.

Assim, pode-se definir um período mínimo para realizar o envio das mensagens (por exemplo, 24 horas antes do atendimento), com uma mensagem padrão. Além disso, pode-se estabelecer a possibilidade de confirmação pela resposta da mensagem (por exemplo, enviar “S” se for comparecer e “N” caso queira cancelar ou remarcar).

Essa possibilidade pode ser essencial, principalmente, para evitar que o índice de faltas possa comprometer a sua agenda. Assim, caso alguém desmarque, é possível encaixar uma pessoa que estava na fila de espera e evitar horários vagos no seu dia.

Por que investir na automatização da clínica?

A automatização da clínica pode ser um ponto de virada para gerar diferenciais importantes no mercado. Quer saber as principais vantagens de optar por essa solução para seu negócio? Confira a seguir.

Melhora do atendimento

Lembre-se sempre: sua clínica é um negócio. Você quer manter o aumento do número de consultas, não é mesmo? Para isso, é fundamental que você considere a possibilidade de automatizar processos para gerar melhores atendimentos.

Por exemplo, os sistemas auxiliam em uma melhor gestão do tempo no consultório. Assim, evita-se sobrecarregar o profissional de saúde e, consequentemente, aumentando o tempo na sala de espera. Isso gera uma impressão muito ruim, principalmente, se o tempo de atraso for longo (por exemplo, exceder 15 minutos).

Outro ponto é evitar situações desconcertantes. Por exemplo, em uma clínica de oftalmologia, na qual é comum a realização de exames com equipamentos específicos, pode ser constrangedor precisar cancelar consultas em cima da hora devido a falhas neles. A automação pode indicar a necessidade de manutenção preventiva periódica, minimizando esse tipo de problema.

Redução de custos

A redução de custos ocorre, principalmente, porque os colaboradores da clínica não precisarão mais realizar tarefas repetitivas, podendo se dedicar a questões analíticas do dia a dia. Com isso, o trabalho rende muito mais.

Por exemplo, o seu atendente não precisa mais se preocupar com a marcação de consultas se você implementar a automação por telefone e a possibilidade de agendamento online. Assim, ele pode se dedicar a tirar dúvidas de pacientes e, também, para o contato pessoalmente na clínica. Com isso, torna-se mais ágil o atendimento, bem como é possível fazer mais tarefas com menos custo.

Minimização de erros

Quando temos a ação humana nos processos, há riscos de gerarmos falhas nas tarefas repetitivas da clínica. Por exemplo, se um colaborador esquecer de enviar a mensagem de confirmação ou, então, colocar data ou horário errados, o risco de atrapalhar a agenda do profissional de saúde é enorme. Afinal, a pessoa vai seguir o que está presente na mensagem ou, então, poderá esquecer a consulta por não ter recebido o lembrete.

Com a automação, o sistema fará os disparos de forma programada, segundo as diretrizes que o profissional colocou na solução. Assim, não há risco de esquecimento ou erros humanos no processo.

Melhor gestão

Até agora demos muitos exemplos relacionados ao core business da clínica — ou seja, atendimento ao paciente e contato entre médico e cliente. Contudo, a automatização de processos pela tecnologia pode ir além disso, auxiliando em outros pontos que, normalmente, não são de domínio do proprietário do negócio.

Por exemplo, a gestão financeira do espaço pode ser feita de forma automatizada, com a emissão e envio da Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e) para o e-mail do paciente, assim que ele realizar o pagamento na clínica. Isso sem a necessidade de que um contador faça isso de forma manual.

Além disso, o próprio sistema retém e encaminha as informações para seu profissional de confiança, que poderá receber todos os dados necessários para o controle financeiro e tributário do local. Muito bom, não é mesmo?

Uma gestão facilitada permite um crescimento mais seguro da clínica. Assim, a automatização dos diferentes processos é um verdadeiro aliado para o crescimento do local.

Como automatizar a clínica para agilizar o fluxo de trabalho?

Diante de tudo que falamos, você consegue perceber o quanto a tecnologia pode ser uma grande aliada para automatizar processos na sua clínica médica, não é mesmo? Então, agora é o momento de identificar como automatizar o fluxo de trabalho em seu negócio. Veja os passos a seguir.

Identifique seus processos atuais

Um primeiro passo é identificar como ocorrem os processos atualmente em sua clínica: o que é feito no dia a dia? Quem é responsável por cada etapa? Quais são os prazos que cada uma das funções exige? Quais são os atores internos e externos envolvidos com cada etapa? Anote cada uma dessas questões, pois será útil para os próximos passos.

Diagnostique quais são os pontos de gargalos

O que gera entraves no seu dia a dia? Quais funções estão gerando mais problemas e perdas de produtividade em sua clínica? O que ocupa muito tempo da rotina dos colaboradores ou, então, gera erros sucessivos?

Esse diagnóstico é fundamental para que você identifique aquilo que precisa ser mudado com mais urgência. Assim, é possível definir um processo mais eficiente na busca por soluções e adesão de mudanças.

Crie um senso de urgência para mudanças

Uma questão muito comum é a procrastinação no processo de mudanças nas empresas na área de saúde. Isso porque o foco fica mais próximo dos atendimentos e esquece que todas essas questões impactam no dia a dia da clínica.

Assim, insira a necessidade de urgência nas alterações necessárias. Afinal, ao perder o timing, você pode colocar em xeque a rentabilidade do local, perdendo oportunidades importantes de crescimento.

Treine suas equipes

Outro ponto importante é realizar o treinamento dos seus colaboradores para lidar com as ferramentas de automação no dia a dia. Afinal, muitos procedimentos que, anteriormente, eram feitos de forma manual, agora serão feitos por meio de outros processos pelos colaboradores.

Por exemplo, se antes a agenda era feita no papel, com lápis e borracha para acompanhar, agora é treinar essas pessoas para realizarem as inserções no sistema online focado para esse fim. Auxilie-os nessa jornada e minimize ainda mais as chances de falhas que podem ocorrer.

Escolha as soluções adequadas para este fim

A escolha dos sistemas que serão implementados é fundamental para garantir maior segurança na automatização. Por exemplo, não é necessário ter três sistemas diferentes na clínica, se um deles incorporar todas as funções necessárias.

Assim, veja abaixo algumas questões que devem ser observadas.

• Os dados são armazenados em nuvem?
• O sistema é seguro para as informações presentes?
• Ele está adequado para a LGPD?
• O sistema possui as principais funções que sua clínica precisa?
• A empresa presta o suporte necessário em caso de dúvidas e problemas e oferece atendimento personalizado?
• A empresa visa atualizar-se constantemente para trazer melhores resultados para os clientes?

Considere terceirizar serviços de tecnologia

Como você pode perceber, há diversas questões importantes a serem pensadas sobre tecnologia nas clínicas médicas. Por isso, uma das opções é que você priorize a terceirização (outsourcing) dos serviços de tecnologia.

Assim, especialistas farão a avaliação necessária sobre todos os processos internos que são passíveis de serem automatizados, bem como verificar outras questões que estão intrinsecamente ligadas com tecnologia e telecomunicações.

Afinal, eles têm mais conhecimento sobre o que há de melhor no mercado, quais são os pontos que podem ser importantes para a empresa crescer, sem perder a qualidade no atendimento médico. Com isso, você pode alavancar sua clínica e superar concorrentes no mercado, além de automatizar a clínica de forma eficiente.

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