Pmbok funciona em processos de TI?

O gestor de TI precisa entregar projetos impecáveis para seus clientes. Sendo assim, é fundamental evitar que imprevistos aconteçam ao longo do caminho, além de manter a organização das etapas e das tarefas, bem como o cumprimento dos prazos. Para alcançar todos esses objetivos, muitos têm adotado o PMBOK.

Ao contrário do que alguns pensam, o PMBOK não é uma metodologia, mas sim um guia que orienta os profissionais na execução de boas práticas para promover o melhor gerenciamento dos seus projetos. Logo, são diretrizes que podem ser adaptadas também para os processos de TI.

Dizemos adaptação porque o PMBOK não é um modelo a se reproduzir, mas uma orientação para os especialistas, e nós vamos explicar tudo isso para você ao longo do artigo. Continue lendo para conhecer mais a fundo as diretrizes do PMBOK, aplicações, inclusive em TI, e ainda conheça mais algumas metodologias que podem ser adotadas também.

Diretrizes do PMBOK

Conforme explicamos, o PMBOK não é uma metodologia. A sigla significa Project Management Body of Knowledge e consiste em um guia que foi desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute).

A primeira edição foi lançada em 1996, mas periodicamente o PMBOK é atualizado para acompanhar as tendências e a realidade do momento. Por isso, está sempre bem alinhado com as demandas do mercado e visando à inovação.

Mas suas diretrizes permanecem imutáveis. Afinal, o objetivo é entregar uma padronização de teorias, regras, processos e técnicas sobre gerenciamento de projetos. Cada edição desse livro engloba como principais conceitos o ciclo de vida dos projetos, os processos de gerenciamento e as áreas de conhecimento envolvidas.

No PMBOK vamos encontrar os principais processos necessários para gerenciar projetos, que são:

• iniciação — etapa em que cada fase se inicia e é autorizada;
• planejamento — quando são avaliadas todas as possíveis variáveis do projeto, como cronograma, metas, objetivos, custos e riscos;
• execução — reúne informações sobre o momento em que os planos são colocados em prática para cumprir as metas e os objetivos estabelecidos;
• monitoramento e controle — conjunto de técnicas e práticas para acompanhar o progresso do projeto, fazer avaliações e verificar possíveis inconformidades com o plano inicial;
• encerramento — instrui os profissionais sobre como se dá a formalização do encerramento do projeto, incluindo a documentação e a fase de iniciação na prática.

Aplicação do PMBOK

O objetivo de criação do PMBOK foi lançar para profissionais de todas as áreas um guia contendo as melhores práticas para gerenciar projetos, sem direcionar para uma área específica. Logo, sua aplicação é muito diversa.

Para colocar em prática, além de seguir os principais processos sugeridos, é interessante que o gestor também conheça as áreas de conhecimento citadas. São elas:

1. escopo;
2. tempo;
3. riscos;
4. custo;
5. aquisições;
6. integração;
7. qualidade;
8. comunicações;
9. recursos humanos;
10. partes interessadas.

Quando o gestor utiliza os processos visando essas áreas de conhecimento, ele consegue estruturar muito bem cada etapa do projeto. Assim, tudo estará completo e as chances de sucesso são maiores.

Lembrando que não estamos falando de um modelo que precisa ser seguido à risca, uma vez que o intuito do PMBOK é orientar cada profissional para conduzir os seus próprios projetos, aplicando as melhores práticas e técnicas para manter o controle e alcançar os objetivos que citamos: evitar imprevistos, manter as etapas organizadas e cumprir prazos.

PMBOK para equipes de TI

Com o PMBOK, empresas e profissionais de TI conseguem conceituar seus processos, assim como promover a padronização deles, das áreas de conhecimento, das técnicas de gestão e do uso das ferramentas necessárias para conduzir cada etapa e finalizar com sucesso.

Como dito, o PMBOK é uma referência que pode ser adaptada para qualquer setor e ambientes diferentes. Isso inclui também as equipes de TI. Mas para aproveitar da melhor forma as informações do guia, é fundamental que sejam criados documentos para registrar e controlar as etapas do projeto.

Essas informações serão utilizadas pelos envolvidos como um guia próprio na hora de desenvolver suas funções e tarefas. Essa documentação vai reunir as normas dos procedimentos que a equipe deve seguir para se manter alinhada ao plano inicial, às estratégias e ao modelo de atuação da própria empresa.

O uso de um gerenciador de tarefas contribui de maneira significativa para organizar a equipe, delegar as atividades e acompanhar o desenvolvimento delas. Determinar os procedimentos que precisam ser realizados é indispensável para manter essa boa organização e gerenciar corretamente o projeto.

Outro quesito fundamental para utilizar o PMBOK nas equipes de TI é garantir uma excelente comunicação interna. Ela precisa ser padronizada, utilizando a mesma ferramenta de conversação para concentrar todos no mesmo lugar e facilitar a troca de informações e a colaboração.

É interessante utilizar uma ferramenta que esteja de acordo com as demandas de cada equipe e projeto. É o caso de reunir, por exemplo, funcionalidades que permitam o compartilhamento de documentos, arquivos, imagens e outros tipos de mídia. Também a realização de reuniões, conversas, entre outros para manter o alinhamento e o engajamento da equipe.

Ao realizar reuniões, tudo o que foi conversado precisa ser registrado e compartilhado com todos. Além disso, é fundamental adotar uma postura colaborativa e incentivar essa postura em todos os membros da equipe, porque cada um deles e as áreas do projeto precisam interagir e colaborar entre si para garantir o bom andamento das etapas.

De toda forma, o PMBOK reúne as informações de que o gestor precisa para gerenciar a sua equipe de TI também. Basta analisar as recomendações do guia para aplicar e adequar conforme a realidade da empresa, do projeto e da equipe gerenciada.

Metodologias ágeis

O uso de metodologias ágeis é muito válido para o desenvolvimento de projetos de TI. Elas incentivam a comunicação e a colaboração, uma vez que são abordagens flexíveis que podem ser aplicadas em projetos com os mais diferentes perfis.

O objetivo é aumentar a eficácia e a eficiência do fluxo de trabalho, além de promover o maior engajamento da equipe e estimular a entrega de resultados de alta qualidade. Algumas metodologias que podem ser utilizadas com as equipes de TI são:

• Kanban: ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho de uma forma visual, separando as tarefas em colunas
• Scrum: divide o projeto em sprints, ou ciclos curtos de trabalho
• Lean Development: desenvolvida no japão com base no modelo de produção da Toyota
• Extreme Programming (XP): foca no desenvolvimento de projetos e softwares
• Scaled Agile Framework (SAFe): metodologia interessante para empresas de maior porte com equipes de TI bem estruturadas.

Outras metodologias

O gestor de TI tem à sua disposição ainda outros tipos de metodologias, por exemplo, a ITIL (Information Technology Infrastructure Library), que reúne um conjunto de boas práticas voltadas especificamente para os serviços de TI. Ajuda na organização dos processos e na orientação dos profissionais para ter um melhor desempenho, além de contribuir para agilizar processos e mensurar resultados.

Mais uma opção é a metodologia Cascata. Ela é considerada uma alternativa mais tradicional para gerenciar projetos, porém, tem a sua eficiência, uma vez que cada etapa é iniciada ou desenvolvida somente depois que a anterior foi concluída.

Outra possibilidade é o PRINCE2, mais uma metodologia que foi desenvolvida para o gerenciamento de projetos. A sigla significa Project In a Controlled Environment.

Permite a adaptação a qualquer escopo;

• possibilita fazer o controle, o gerenciamento e a organização geral;
• traz mais flexibilidade na hora da tomada de decisão e de gerenciamentos, caso haja desvio no plano;
• otimiza a resolução de problemas;
• incentiva o envolvimento da gerência e de todas as partes interessadas ao longo da execução do projeto.

A adoção do PMBOK, de metodologias ágeis ou outros tipos de metodologia depende dos objetivos que cada gestor pretende alcançar. Também das características e do escopo do projeto, assim como do perfil da equipe, uma vez que a decisão se relaciona com o que se alinha melhor ao modo como os profissionais atuam.

Seja qual for a decisão, o uso de um método, metodologia ou técnica é indispensável para alcançar os melhores resultados.

Gostou do conteúdo? Aproveite e veja qual é a diferença entre a gerência de TI proativa e a passiva. Isso pode fazer a diferença para o seu modo de gerir suas equipes.