Confira 6 vantagens de adotar um sistema integrado de telecomunicação

À medida que uma empresa cresce, um dos fatores mais importantes para a eficácia dos processos é a comunicação. Seja entre colaboradores, seja com parceiros, fornecedores ou clientes. E, para isso, a empresa utiliza múltiplos canais de comunicação, como e-mail, chat, telefone, entre outros. Porém, em muitos casos, cada canal atua de maneira independente, causando algumas inconveniências. Diante de tudo isso, vem a necessidade de adotar um sistema integrado de telecomunicação.

Quando falamos em “integrado”, nos referimos à combinação de múltiplos recursos e canais para serem usados em conjunto de forma coordenada. Soluções integradas de telecomunicação têm como objetivo produzir o melhor resultado ao combinar todos os canais de comunicação disponíveis em uma única estratégia, tanto para atendimento ao público quanto para comunicação interna.

À medida que a empresa cresce, a necessidade de um sistema integrado de telecomunicações se torna mais urgente. Veja aqui algumas das principais vantagens que essa solução oferece.

1. Agilidade nos processos internos de comunicação

Um dos primeiros desafios ao planejar os processos internos da empresa é estabelecer canais de comunicação que deem conta de toda a demanda em tempo hábil. Muitas tarefas tendem a ficar atrasadas em virtude da lentidão em certos meios de comunicação ou da dificuldade em utilizar diferentes canais em conjunto com eficiência.

O principal objetivo de um sistema integrado de telecomunicações é resolver justamente esse problema. Ele coloca todos os canais disponíveis na empresa sob a mesma lente, permitindo que eles usados em conjunto, como parte da mesma estratégia. O resultado disso é uma troca mais eficiente de informações entre os colaboradores, reduzindo os índices de retrabalho ou de erros nos processos.

Mesmo quando há algum problema com o seu sistema, não é necessário vasculhar a empresa tentando isolar o problema. Basta ir ao ponto central e usá-lo como referência para encontrar o problema e solucioná-lo mais rapidamente.

2. Facilidade de monitoramento

Outro ponto muito importante quando se trata de telecomunicação é o monitoramento das atividades. Dentro da empresa, é necessário gravar telefonemas e registrar mensagens trocadas dentro do negócio e também com clientes, tanto para fins de legalidade quanto de auditoria, caso haja algum erro em um processo. Se todos os canais de comunicação da empresa funcionam apenas separadamente, essa tarefa fica mais difícil.

Por outro lado, quando o sistema de telecomunicação da empresa é integrado, todos esses canais passam pelo mesmo filtro em algum momento. Isso dá muito mais oportunidades para analisar os dados coletados e transferidos dentro do seu negócio, os quais podem ser usados posteriormente para coordenar a equipe em escala maior.

3. Mais oportunidades para gerar insights

Em qualquer negócio, é importante acompanhar suas atividades não apenas para saber se está tudo como o planejado, mas também para encontrar novas oportunidades de mercado e elevar seu desempenho em longo prazo. Sem os dados necessários sobre sua empresa, seu público e o mercado como um todo, é mais difícil gerar insights efetivos para o avanço do seu negócio.

Por meio de um sistema integrado de telecomunicação, você terá acesso a bem mais informações sobre as atividades do seu negócio, além de recursos para organizar e analisar todos esses dados. Como resultado, você pode fazer conexões e identificar correlações bem mais claras em menos tempo. Isso tudo melhora suas chances de sucesso quando chega o momento de expandir sua presença no mercado ou reestruturar seus processos para acompanhar novas demandas.

4. Otimização de despesas

É verdade que a maioria dos meios de comunicação disponíveis hoje são indispensáveis para as grandes empresas. Telefone, chat, e-mail, fax, entre outros, são fundamentais para quase todo negócio em algum ponto. Porém, para criar, manter e ampliar a infraestrutura envolvida em cada um desses canais, é necessário um investimento recorrente por parte da empresa. Provavelmente é uma das suas principais despesas recorrentes.

Ele também tem efeito indireto em outros valores, como no seu custo de aquisição por cliente ou o tempo de entrega de uma tarefa. Considerando a sua amplitude, reduzir o valor total dessas despesas faz uma grande diferença no seu orçamento. Por isso, é importante encontrar formas de tornar o processo mais eficiente. Quanto melhor for a coordenação entre esses canais, menor será o custo total que eles geram e maior o retorno obtido.

5. Facilidade para tomar decisões

Qualidade de comunicação dentro da empresa também é muito importante na hora de tomar certas decisões do dia a dia. Coisas simples, como escolher quais tarefas priorizar ou coordenar a equipe para cumprir certos prazos, podem exigir um entendimento bem profundo sobre o negócio, as atividades realizadas e os recursos disponíveis no momento.

Contar com um sistema integrado de telecomunicação ajuda bastante nesse processo. Se todos os membros da equipe puderem aproveitar ao máximo os canais disponíveis, é mais fácil trocar dados sobre o desempenho das tarefas e definir o melhor plano de ação para cada momento. Algo que fica cada vez mais importante à medida que uma empresa cresce e a escala das suas operações aumenta de acordo.

6. Minimizar retrabalhos relacionados à comunicação

Praticamente todos já passaram por algum momento em que um erro de comunicação levou a um atraso no trabalho. Duas pessoas que fizeram a mesma tarefa sem saber da outra ou que trabalharam com base em informação atrasada e, depois, têm que refazer tudo para se adequar aos objetivos certos. Tudo isso gera maiores custos para a empresa e prejudica a entrega de valor para o cliente final.

Uma comunicação mais clara e eficiente é o melhor caminho para evitar esse tipo de erro. Se todos os canais da empresa são utilizados em conjunto, é mais fácil definir onde certos dados devem ser armazenados e como sua equipe pode se manter atualizada em relação a todos os processos.

Agora que você entende melhor o que é um sistema integrado de telecomunicação e suas principais vantagens, é hora de considerar esse investimento para sua empresa. Flexibilidade, escalabilidade e expertise de mercado são as principais características que você deve buscar em um seu provedor de telecomunicações.

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