O que é comunicação unificada e como implementar?
Independentemente de seu porte, toda empresa conta com diferentes setores. Mas é complicado quando as informações não chegam para todos, ou pior, quando elas passam por várias pessoas, não é mesmo? Exatamente por isso, é tão importante incentivar a comunicação unificada nas organizações. Afinal, com ela é possível promover a integração para que todas as áreas trabalhem juntas, para a empresa avançar cada vez mais.
No post a seguir, confira o que é esse conceito e como funciona. Veja também o que fazer para alcançar essa comunicação em sua empresa e quais vantagens ela oferece. Boa leitura!
Afinal, o que é comunicação unificada e como funciona?
Basicamente, o conceito significa que colaboradores, e até mesmo clientes, podem se comunicar de forma efetiva, rápida e segura.
Ou seja, por meio de uma estrutura implementada pela empresa, qualquer pessoa em qualquer lugar, pode enviar mensagens, arquivos e fazer chamadas de vídeo e telefone, para contatar uma ou mais pessoas da organização; seja por computador, celular ou outro dispositivo eletrônico.
Para isso, a empresa pode focar na contratação de soluções já criadas ou investir em sua própria solução. Nesse caso, é até possível integrar a rede de comunicação com outros sistemas, para a captação facilitada de dados. Assim, é possível que os processos sigam, mesmo que o colaborador esteja em home office ou cumprindo uma viagem de trabalho.
O que fazer para alcançar a comunicação unificada em sua empresa?
Para implementar a comunicação unificada com sucesso, vale seguir alguns cuidados. Veja quais são eles a seguir!
Comece com um bom planejamento
Antes de mexer no que já está sendo aplicado, é importante entender como funciona e medir o que pode ser melhorado. Assim, fazendo uma boa análise, você pode encontrar práticas que funcionem bem para a empresa e possam ser mantidas.
Tenha uma boa estrutura e ferramentas de TI
Você pode encontrar diversas formas de aplicar a comunicação unificada, seja com sistemas de telefonia VoIP, redes sociais, mensagens instantâneas e softwares na nuvem. Por isso, é importante detectar quais opções oferecem o melhor custo benefício, a fim de adotá-las.
Nesse sentido, a equipe de TI deve ter recursos para investir em estrutura e ferramentas necessárias, tanto para atender cada colaborador, como também para criar um bom sistema. Afinal, não basta implementar soluções, sem que elas possam ter um alto nível de segurança.
Outro ponto importante é que as ferramentas devem favorecer o uso pelo colaborador de forma facilitada. Além disso, é interessante que possam ser expandidas no futuro, em termos de capacidade, sem dificuldades.
Invista em treinamentos
Outro ponto importante do uso da comunicação unificada em uma organização é que todos a dominem. Para isso, é fundamental treinar todos os colaboradores que a usarão e mantê-los cientes de atualizações, e novos recursos. Assim, é possível usar o melhor da tecnologia para alcançar maior produtividade e evitar erros.
Conte com o suporte
Geralmente, a equipe de TI pode contar com soluções diferentes para a implementação desse tipo de comunicação. Por isso, é fundamental contar com o suporte e valorizar a parceria com empresas terceirizadas, a fim de se chegar a um melhor resultado.
Receba feedback
Depois da implementação, é muito importante acompanhar os resultados da integração dos sistemas de comunicação. Por isso, invista na análise de diferentes indicadores que possam mostrar se o sistema está sendo eficiente.
Além disso, peça o feedback dos colaboradores e clientes sobre o uso das ferramentas. Só assim será possível entender se as mudanças funcionam, são realmente eficientes ou se há dificuldades e falhas.
Quais as vantagens de aplicar a comunicação unificada?
Agora que você sabe como aplicar a comunicação unificada, veja melhor suas vantagens e por que você deve implementá-la em sua empresa!
Comunicação efetiva
Imagine que o departamento de vendas de sua empresa trabalhe com e-mail, já o de marketing use aplicativos de mensagens instantâneas. Então, o colaborador de um setor entra em contato com o outro e comete uma falha e a diretoria precisa checar o que aconteceu. Seriam muitos canais e muitas mensagens a serem procuradas, a fim de identificar o problema, certo?
Com a comunicação unificada, tudo pode ficar disponível mais facilmente para os setores que precisam acessar as informações. Assim, com os registros de cada contato, fica mais simples identificar erros e evitá-los.
Economia de custos
Quando cada departamento utiliza um sistema de comunicação e depende de uma estrutura de TI diferente, a empresa pode ter que arcar com custos elevados, incluindo mais pessoas trabalhando no acompanhamento desses canais.
Porém, quando são unificados, há somente um sistema. Consequentemente, é possível reduzir vários custos, pois todos os setores dependerão do mesmo canal centralizado.
Maior segurança
É possível implementar a comunicação unificada na nuvem, o que garante mais camadas de proteção para a troca de mensagens e arquivos. Além disso, é possível realizar backups e ter mais controle sobre os dados que circulam entre as pessoas.
Dessa forma, seja no atendimento ao cliente ou na comunicação interna, é possível proteger as informações e evitar problemas com ataques cibernéticos.
Avanço da empresa
Outra grande vantagem da comunicação unificada para as empresas é a consequência de todas as ações implementadas. Ou seja, o avanço da organização.
Afinal, se você tem uma comunicação efetiva também troca informações mais rápidas e seguras. Com isso, os processos andam melhor, o atendimento ao cliente se torna mais rápido e projetos são cumpridos. Dessa forma, a empresa pode avançar a cada dia, eliminando qualquer travamento e ruído de comunicação que possa atrapalhar as rotinas dos colaboradores.
Em um contexto completamente digital, cada vez mais as empresas procuram desenvolver alta capacidade em cada processo do dia a dia. Para isso, comunicar-se é fundamental. Mas quando existe o uso de várias ferramentas diferentes, sem um ponto que as unifique, pode haver gasto de recursos e perda de tempo. Sendo assim, apostar na comunicação unificada é uma forma de garantir maior eficiência e produtividade. Com isso, a empresa pode avançar cada vez mais.
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